Der nächste Vorsprung durch KI steckt in euren Unternehmensdokumenten – Acrobat hilft euch, ihn zu nutzen

Wer hat das nicht schon erlebt? Ihr wisst genau, dass die Informationen, die ihr benötigt irgendwo vorhanden sind. In einem Vertrag. In einer Richtlinie. In einem Forschungsbericht. Vielleicht in einer Präsentation, die jemand vor sechs Monaten geteilt hat. Die Herausforderung besteht nicht darin, mehr Informationen zu erstellen. Es geht darum, die richtigen Informationen zu finden, sie schnell zu verstehen und sie dann einzusetzen, wenn man sie braucht.

Jetzt multipliziert diese Erfahrung auf ein ganzes Unternehmen.

Unternehmen haben über Jahre hinweg Wissen in Verträgen, Richtlinien, Berichten, Forschungsergebnissen, Leitfäden und anderen Geschäftsdokumenten gesammelt. Diese Dokumente spiegeln wider, wie ein Unternehmen denkt, arbeitet und Entscheidungen trifft. Dennoch ist ein Großteil dieser Informationen nach wie vor schwer zugänglich und schwer nutzbar. IDC schätzt, dass nur die Hälfte der unstrukturierten Inhalte eines Unternehmens jemals auf ihren Wert hin analysiert wird.

Die Auswirkungen zeigen sich auf zweierlei Weise. 1) Im Arbeitsalltag verbringen Mitarbeiter*innen laut einer Studie von Adobe mehr als drei Tage pro Woche damit, Dokumente zu lesen, zusammenzufassen und neu zu erstellen, die bereits die benötigten Informationen enthalten. 2) In komplexeren Geschäftsprozessen können wichtige Informationen über Hunderte oder Tausende von Verträgen, Rechnungen, Berichten und anderen Dateien verstreut sein, die Teams prüfen und vergleichen müssen.

KI bietet die Chance, dies zu ändern, erhöht aber gleichzeitig auch das Risiko. Mitarbeiter*innen erwarten zunehmend, dass sie bei Frage umgehend eine Antwort erhalten. TELUS Digital hat herausgefunden, dass 57 % der Mitarbeiter*innen in Unternehmen vertrauliche Unternehmensdaten in öffentliche KI-Tools kopiert haben, um dort Antworten zu erhalten.

Die Herausforderung für Unternehmen besteht also nicht einfach darin, der KI Zugang zu mehr Informationen zu verschaffen. Vielmehr geht es darum, KI in die Lage zu versetzen, die Dokumente zu verstehen, in denen diese Informationen enthalten sind, und dabei den Kontext, die Struktur, die Quellen und die Kontrollmechanismen zu bewahren, auf die sich Unternehmen verlassen.

Dazu ist eine Dokumentebene erforderlich.

Warum Unternehmen eine Dokumentenebene benötigen

Eine Dokumentenebene ermöglicht es der KI, die Struktur, den Kontext, die Herkunft und die Quelle von Informationen in Geschäftsdokumenten zu verstehen und zu bewahren. Ohne sie sieht die KI nur Text. Mit ihr erkennt die KI den Sinn.

Ein Vertrag enthält Klauseln, die sich über mehrere Seiten hinweg aufeinander beziehen. Ein Finanzbericht verknüpft Zahlen mit Texten, Tabellen und Fußnoten. Eine Richtlinie kann eine einzige Ausnahme enthalten, die die Bedeutung der Regel verändert.

Eine KI, die ein Dokument als reinen Text behandelt, kann die Zusammenhänge übersehen, die den Informationen ihre Bedeutung verleihen. Eine Dokumentenebene ermöglicht es der KI, die Informationen in den Dokumenten zu analysieren und gleichzeitig die Verbindung zu den Quellen aufrechtzuerhalten, denen Unternehmen bereits vertrauen.

Den Standard für vertrauenswürdige Dokumentenproduktivität weiterentwickeln

Dies ist das Fundament, auf dem Adobe seit mehr als drei Jahrzehnten aufbaut. Acrobat ist die Plattform, auf der Unternehmen bereits einige ihrer wichtigsten Geschäftsinhalte verwalten: Verträge, Finanzberichte, Personalunterlagen, behördliche Einreichungen und andere Dokumente, bei denen Präzision unverzichtbar ist. Nun bietet sich die Gelegenheit, diese Plattform um KI-Funktionen zu erweitern, ohne dass Unternehmen dabei Abstriche bei Sicherheit, Governance oder Verifizierung machen müssen.

Diese Entwicklung zeigt sich bereits heute darin, wie Teams Acrobat nutzen. Nutzer können KI auf der Grundlage vertrauenswürdiger Dateien einsetzen, um Dokumente schneller zu verstehen und entsprechend zu handeln – darunter das Prüfen, Vergleichen und Zusammenfassen von Informationen bis hin zur Erstellung professioneller, markengerechter Geschäftsunterlagen mit Adobe Express.

Acrobat erweitert zudem die Möglichkeiten, wie Nutzer*innen mit den Informationen in Dokumenten interagieren können. Dank neuer Funktionen lassen sich komplexe Dateien in interaktive visuelle Berichte und zusammenfassende Folien umwandeln oder Informationen durch persönliche Podcasts, Audiozusammenfassungen und Vorlesefunktionen leichter verständlich machen. Hier könnt ihr mehr erfahren.

Diese Funktionen machen KI im täglichen Umgang mit Dokumenten noch nützlicher. Das größere Potenzial geht jedoch über die Unterstützung einzelner Personen beim Verständnis oder der Bearbeitung einzelner Dokumente hinaus. Es ermöglicht Unternehmen, das in ihren Dokumentensammlungen enthaltene Wissen in großem Maßstab nutzbar zu machen.

Das ist der nächste Schritt in der Entwicklung von Acrobat – vom Standard für vertrauenswürdige Dokumente hin zu einer darauf aufbauenden Intelligenzebene.

Intelligenz skalieren mit Knowledge Base und Analyzer

Das größte Potenzial liegt nicht mehr darin, einzelne Dokumente zu bearbeiten.

Wirklich interessant ist, was möglich wird, wenn Unternehmen die für ihre Geschäftstätigkeit relevanten Dokumentensammlungen ganzheitlich auswerten und diese Informationen in Wissen umwandeln, das die Mitarbeiter*innen nutzen können, sowie in strukturierte Daten, auf deren Grundlage Unternehmen handeln können.

Die neue Knowledge Base in Acrobat wandelt kuratierte Dokumentensammlungen – Richtlinien, Leitfäden, Produktinformationen, Preisempfehlungen, Forschungsergebnisse – in zitierfähige Antworten um. Diese sind über Slack, Microsoft Teams, Acrobat und andere Plattformen verfügbar, auf denen die Mitarbeiter*innen ohnehin unterwegs sind. Anstatt in Dateien nach den richtigen Informationen zu suchen, können Mitarbeiter*innen Fragen zu diesem Wissen stellen und erhalten Antworten, die direkt auf die Quelle verweisen. Bei Adobe haben wir diesen Ansatz auf mehr als 6.000 Forschungsberichte angewendet. Im ersten Monat stellten die Teams mehr als 1.000 Fragen, und die Nutzung der Forschungsberichte stieg im Vergleich zum Vorjahr um 46 %. Erfahrt hier mehr über Knowledge Base.

Analyzer erfüllt einen anderen Bedarf: die Umwandlung von Informationen aus umfangreichen Dokumentensammlungen in strukturierte, überprüfbare Daten. Das Tool kann Tausende von Verträgen oder Rechnungen analysieren und wichtige Informationen wie Verlängerungstermine, Umsatzklauseln, Verpflichtungen oder Ausnahmen identifizieren, ohne dass eine manuelle Überprüfung oder das Training eines benutzerdefinierten Modells erforderlich ist. So werden Informationen, die zuvor in Akten gebunden waren, in Daten umgewandelt, die den Bereichen Finanzen, Beschaffung und Compliance sowie den sie unterstützenden Systemen als Grundlage dienen können. Hier erfahrt ihr mehr über Analyzer.

Zusammen verändern diese Funktionen die Rolle, die Dokumente im Unternehmen spielen. Eine Richtlinie wird zu einer Antwort, die Mitarbeiter*innen innerhalb von Sekunden überprüfen können. Eine Sammlung von Forschungsergebnissen wird zu institutionellem Wissen, das Teams bei Produkt- und Kundenentscheidungen nutzen können. Ein Portfolio von Lieferantenverträgen wird zu vergleichbaren Daten, auf deren Grundlage die Beschaffungsabteilung verhandeln kann – statt zu einem Stapel von Akten, für deren vollständige Durchsicht niemand die Zeit hat. Die Unternehmen, die den ersten Schritt machen, werden nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch fundiertere Entscheidungen auf der Grundlage des Wissens treffen, über das sie ohnehin bereits verfügen.

Und je größer die Rolle der KI bei diesen Entscheidungen wird, desto mehr gewinnt der Faktor Vertrauen an Bedeutung. Führungskräfte müssen wissen, woher eine Antwort stammt, ob sie überprüft werden kann und wie die zugrunde liegenden Informationen verwaltet werden. Die Infrastruktur von Knowledge Base und Analyzer basiert auf Acrobat Sign und arbeitet im Rahmen des Common Controls Framework (CCF) von Adobe, das standardisierte Sicherheits- und Compliance-Kontrollen gewährleistet. Antworten und extrahierte Informationen bleiben mit ihren Quellen verknüpft, sodass Teams die Informationen überprüfen können, bevor sie Maßnahmen ergreifen.

Hier erfahrt ihr, wie Adobe mithilfe von Acrobat Erkenntnisse aus den eigenen Daten gewinnt.

Document Intelligence sinnvoll nutzen

Für Führungskräfte im Technologiebereich ist die Vorgabe klar: Sie müssen die Dokumente ihres Unternehmens als strategischen Vermögenswert behandeln. Die nächste Welle von Vorteilen durch KI wird nicht nur von neuen Modellen oder weiteren „Copiloten“ ausgehen. Sie wird dadurch entstehen, dass die Informationen, auf die Unternehmen bereits vertrauen, mit den Entscheidungen, Arbeitsabläufen und Menschen verknüpft werden, die das Geschäft voranbringen.

Das Wissen ist bereits vorhanden. Der Vorteil wird den Unternehmen gehören, die es in die Praxis umsetzen können.

Hier noch mehr über Adobe Acrobat Studio erfahren