武庫川女子大学が全学でAdobe Creative Cloudを導入〜教職員の業務効率化をサポート

武庫川女子大学では2021年度よりアドビと包括契約し、全学でAdobe Creative Cloudを利用できる環境が整いました。教職員の活用を浸透させるため、同大総合情報システム部主催の「Adobe Acrobat DC & Creative Cloud活用セミナー」が2022年2月18日に開催されました。FD（ファカルティ・ディベロップメント）とSD（スタッフ・ディベロップメント）の一環であるこのセミナーをアドビが全面サポートし、講師としてCreative Cloud製品の概要やAcrobat DCの実用的な機能などについて解説。積極的な参加があり、およそ150名の教職員がオンラインとオンサイトで受講しました。

アドビ製品を広く深く使いこなすために

同大では従来アドビ製品の導入は学科、部署等で個別に行なってきましたが、2021年度より全学の包括的なエンタープライズタームライセンス契約（ETLA）を行ったことにより、学内すべての共用PCと教職員個人PCでの利用ができるようになりました。セミナー冒頭で、武庫川女子大学　総合情報システム部　部長　東條弘氏がこれらの導入状況を詳細に解説。管理が一元化され大学のアカウントでサインインでき利便性が高まったことや利用申請方法などについて紹介しました。

武庫川女子大学総合情報システム部東條部長の説明資料より

Adobe Creative Cloudの導入は、授業手法や業務効率の改善につなげることがねらいのひとつです。総合情報システム部が主催した本セミナーは、FD推進委員会とSD推進委員会の共催で、PDFの有効活用と、数あるアドビ製品による授業手法の変革の可能性をつかむ機会として実施されました。コロナ禍による制約の中でも、学生により良い授業を提供したいという思いも込められています。

「まだアドビの製品が使いこなせないという声、PDFで情報セキュリティ強化や文書の業務効率化を行ないたいという声がありますので、今回の勉強会を通じて授業でのさらなる活用、および業務の効率化に活用していただきたいと思います」と東條氏。学生の個人ライセンスも、優先度の高い学部から順次整えているところで、学生がアドビ製品の使い方を学べる「デジタルクリエイティブ基礎講座オンライン版」が利用できることを紹介しました。

セミナー本編では、アドビから、PDFの活用で業務効率を上げるために必要なAcrobat DCの機能を解説するセッションと、Creative Cloudの製品群の概要と教育領域での事例を紹介するセッションを行いました。

Acrobat DCが解決する業務の悩み

PDFというのはアドビが開発した電子文書のファイル形式で、その技術仕様は国際標準化機構（ISO）に委譲して公開されています。国際規格として標準化されているので、アドビという一企業の将来にかかわらず長期にわたる文書保存にも信頼性が高いのが特徴です。

PDF文書の閲覧に使用するAcrobat Readerは無償ですが、Creative Cloudのライセンスでは有償のAcrobat DCが利用できます。Acrobat DC にはさまざまな機能があり、より効率よく高いセキュリティの文書業務が可能です。アドビ講師荒川涼子は、一般的な文書業務の悩みを挙げ、これらの困りごとの解決方法を、Acrobat DCのデモンストレーションを交えて解説しました。

解説した機能のいくつかをご紹介しましょう。

＜PDF文書の修正ができる＞

PDF文書はPhotoshopやIllustratorなどのアドビのアプリに限らず、Microsoft WordやPowerPointなどさまざまなアプリの文書形式から変換して作成することができます。PDF化した文書を少し修正したいとき、Acrobat DCがあれば、元の文書ファイルと制作アプリに戻ることなく、文字修正や画像差し替えなどを行うことができます。

＜紙のPDF化でもOCRで検索可能に＞

紙の資料をスキャンしてせっかく電子化しても、画像のままでは文字の検索などができず電子文書としてとても不便です。Acrobat DCを使うと、PDF化した文書に含まれるテキストの画像をOCR機能で読み取り、文字情報として認識することができます。テキストの検索や、文字の修正ができて大変便利です。

＜PDFから別のファイル形式へ変換＞

Acrobat DCは文書作成アプリではないので、あるPDF文書を本格的に再編集して別の文書を作りたいときには、ファイル形式を変換して別のアプリで再編集する必要があります。Acrobat DC ではPDFから様々なファイル形式への変換が可能な上、元ファイルを制作したアプリと同じ形式に変換した場合は文書構造の再現性が高く、作業効率が上がります。

＜複数文書をひとつにまとめる＞

例えばWord文書とExcel文書とPowerPoint文書をひとつの流れで見せたいとき、Acrobat DCを使うと簡単にひとつのPDFファイルにまとめることができます。まとめたあとにページ順の入れ替えや不要なページの削除、別のページの追加なども行えます。

＜フォーム機能＞

申込書や穴埋め問題など、一部に入力項目を設けたいときに便利なのがフォーム機能です。Acrobat DCでは入力エリアのあるフォームつきのPDFを作成することができます。

＜セキュリティを高める方法＞

便利な編集機能とは逆に、改編を防ぐためにPDF文書を編集不可の状態で保存することもできます。また、Acrobat DCではメタデータと呼ばれるファイルに埋め込まれる各種情報をチェックして適宜削除し、意図せぬ情報流出を避けることができます。

Creative Cloudのアプリを概観

続いてCreative Cloudで提供されるアプリの概要をアドビエデュケーションエバンジェリストの井上リサが紹介しました。Creative Cloudには非常にたくさんの専門性の高いアプリがあり、ひとつの作品を作る際には複数のアプリの機能を少しずつ使うのが基本的な作業フローです。近年ではモバイルデバイスやブラウザ上で利用する機能を限定した軽快なアプリも増え、小学校で利用されている事例もあります。

アドビ解説スライドより

アドビ井上は「全部を覚えようとする必要はありません。まずどのツールで何ができるかというところだけ大まかに把握しておくことが大切です」と話し、各アプリの詳細な用途や実際の使い方は必要なときに検索したり、豊富なチュートリアル動画を活用したりするようアドバイスします。その上で、ジャンルごとに各アプリの用途や機能を紹介しました。

教育分野での事例

教育分野では、大学に限らず小学校、中学校、高等学校の授業でアドビ製品が使われている事例と、アドビが開催してきたセミナーやイベントについて紹介しました。例えばこれまでに、大学の研究者向けに論文で採用可能な正しい画像処理を解説するPhotoshopのセミナーや、学会発表ポスターのデザインの質を上げるためのIllustratorのセミナー、大学生対象の社会課題解決コンテストCollege Creative Jamなどを実施してきました。

また、学生が自らアドビのアプリを習得できる学習リソースとして「デジタルクリエイティブ基礎講座オンライン版」を紹介。冒頭で東條氏が紹介した通り、同大では教職員、学生ともに利用することができます。多数のアドビ製品の使い方を教員が直接学生に教えるという負担を取り除き、アドビ製品の使い方のみならずデザインの基礎も学べる便利なオンライン講座です。

アドビ解説スライドより

「遊び心」を持って新しいことに挑戦

セミナーの終わりに挨拶した同大学 事務局長 瀧居豊氏は、アドビの最新のツールを教育研究、事務に可能な限り活かして欲しいと呼びかけます。「小学生、中学生、高校生がどんどんこうしたツールを使うようになってきているということですから、子ども達に負けないように一歩ずつでもいろいろなことができるようにしたいと思います」と話しました。

業務改善や授業改善に取り組むにあたり、「やはり遊び心が必要なのではないかと思います。現状のシステムで満足するのではなく、心の蓋を外し、ちょっとずつ失敗を繰り返しながら、新しいものに挑戦していくことが大事なのではないでしょうか」と瀧居氏。セミナーに大勢の参加があることを喜び、今後の改革と発展に期待を寄せました。

質疑応答も積極的に交わされ、参加者の意欲や意識の高さが感じられた本セミナー。終了後のアンケートでは、Acrobat DCの活用について「セキュリティに役立つ」と肯定的に捉えた割合が、おおよそ9割に達し、具体的な使い方について「業務内容に直結するので、非常に有益だった」との声が寄せられています。アドビが女子大学のFD（ファカルティ・ディベロップメント）・SD（スタッフ・ディベロップメント）に参画しセミナーを行ったのは今回が初めて。新しい授業スタイルや事務の効率化の可能性が少しでも広がるよう今後もサポートを続けていきます。

武庫川女子大学公式ホームページはこちら