[ペーパーレスからはじめるDX] 広報・マーケティング部門必見！ クラウドを活用したカタログ制作の超・効率化
マーケティング活動や広報で使われるカタログやリーフレット。その制作は途中で何度も確認・レビューを繰り返し、関係者の合意を取らなくてはなりません。そんな煩雑なカタログ制作も、PDFを活用すれば効率的かつスピーディーに進められます。2022年3月10日に開催されたオンラインセミナー「広報・マーケティング部門必見！クラウドを活用したカタログ制作の超・効率化」では、そんなカタログ制作におけるPDF活用法を紹介しました。
（セミナーはこちらからオンデマンドでご視聴いただけます。）
煩雑なカタログ制作業務もPDFで効率化
創業以来、さまざまなクリエイティブ活動の現場を支援してきたアドビ。そんなアドビが1993年に発表したのがPDFです。PDFは特定のデバイスやOSに依存せずに文書を閲覧できるフォーマットで、デジタル上と同じ見た目で紙出力も可能です。Adobe Creative Cloudとも当然相性が良く、クリエイティブの制作過程やレビューでも使われています。そんなアドビのPDFを活用し、広報部やマーケティング部が携わることが多いカタログ制作をより効率化することができるのです。
カタログ制作の現場では、制作中のカタログのレビューや確認時に、紙にプリントアウトするケースが一般的です。ブランドイメージのチェックや記載内容の誤りを漏れなく確認するには複数の担当者が必要ですが、テレワークや業務のデジタル化が求められている現在、「紙文書を大勢の人が一斉に確認する」というスタイルが今後も続くとは限りません。担当の1人がその場にいなければ確認作業が遅れるなど、非効率な面もあります。
PDFとクラウドを活用すれば、レビュー作業が効率的になり、ファイル形式の異なる関連素材をひとまとめに整理したり、ワークフローも大きく改善できます。
クラウドを活用した同時レビューで作業効率化
まずはクラウドを活用した共有レビュー機能をご紹介します。レビューしたいPDFについて「共有者をメール招待する」もしくは「共有リンクを取得する」と指定することで、アドビが提供するクラウド上にファイルをアップロードして関係者全員で確認することができます。1つのファイルを全員で共有するので、煩雑な版管理も必要ありません。レビュー作業に関しては、相手側の環境に有償のAcrobat DCが入っている必要はありません。無償のAcrobat Readerでも確認・レビューができるので、時間や場所を選ばず複数人でのレビューを進めることができます。
有償のAcrobat DCではPDFファイルを直接編集できるので、確認コメントを元にその場での文言修正や画像の差し替えなどが可能です。これにより、手戻りのリスクを削減し、関係者全員の合意形成にかかるリードタイムを大きく短縮できます。実際に株式会社MonotaROでは、共有レビューの活用によって通販カタログやチラシの制作作業を30％アップしました。
またPDFに挿入されたコメントは編集ツールのAdobe InDesignやMicrosoft Wordに読み込んで作業することもできますし、最新版のAdobe Creative CloudであればPhotoshopやIllustratorでもコメントを読み込んで作業できます。
さらにAcrobat DCとMicrosoft TeamsやSlackのようなコミュニケーションツールと連携することで、よりスピーディーなレビューが実現できます。テレワークで使う機会が増えたTemasですが、あらかじめAcrobat DCのプラグインをTeamsに導入しておけば、Teams内でPDFの閲覧・コメントができるので、わざわざAcrobat DCを立ち上げる必要はありません。誰かがレビューしたりコメントを付けたりすると、通知バッジが表示されるので確認漏れも防ぐことができます。
関連資料や素材もひとまとめ！ PDFの裏技とは
PDFは、実はテキストや図、イラスト、写真だけでなく、動画ファイルや音声ファイルも取り込んで1つのPDFファイルとして扱うことができます。これを実現するのがAcrobat DCの「ポートフォリオ機能」です。複数ファイルをまとめて1つのPDFファイルにする機能です。元ファイルが必要な時には、特定のファイルを選択して右クリックし「元のアプリケーションで開く」「ポートフォリオから抽出」とすれば取り出すことができます。
カタログ制作の現場では、画像や写真などさまざまなファイルのやり取りが発生しますが、これらを全部ひとまとめにしておけば、漏れも発生せずスピーディーに送付できます。
Acrobat Signの活用でワークフローの改善へ
カタログ制作のデジタル化を実現したとしても、承認に際しては紙に印刷して製本を行い、それに承認印を押すというケースは珍しくありません。でも、紙とデジタルが行き来することは非常に非効率です。
無償のPDF閲覧ソフトである Adobe Reader の「スタンプ機能」は、ゴム印のように社内承認印としてPDF上で気軽に利用できます。 クラウド上で文書の確認や編集、承認フローを回せば、ワークフロー全体のデジタル化を実現できます。
無償のAcrobat Readerのスタンプ機能は社内の押印業務の電子化を気軽に進めるのに便利ですが、厳密な本人確認や法的有効性の担保が必要な契約には有償のAcrobat Sign が最適です。 Acrobat Signは署名を依頼する側がライセンスを所有していれば、署名者や承認者にライセンスは必要ありません。また、署名はブラウザー上で行えるため、ソフトウェアをインストールする必要もありません。
今回のセミナー参加者からは、「クラウド連携でのリアルタイムでのレビュー機能は非常に効率的」「大変便利なので早速チームで使ってみたい」「知っていた機能も含めてあらためて整理して理解できた」といった声が聞かれ、多くの方にご満足いただけました。
（セミナーはこちらからオンデマンドでご視聴いただけます。）
*2022年3月にAdobe SignはAcrobat Signへリブランドしました。オンデマンドセミナー内では旧ブランド名であるAdobe Signとしてご紹介していますのでご留意ください。
アドビのWebサイト内にはさまざまな動画やお役立ち資料をご用意しています。Acrobat DCとAcrobat Signで脱ハンコ・ペーパーレス化の第一歩を踏み出してみてください。