意外と知らない!?企業のペーパーレス化推進に効くAcrobatの超活用法
デジタルドキュメントのフォーマットである「PDF」が誕生して30年。さまざまな業務にすっかり根付いたPDFですが、PDFが本来持つ機能を活用しきれていないケースも多いです。PDFをきちんと活用すると、業務の効率化はもちろん、デジタルトランスフォーメーション（DX）の土台を築くことができます。7月28日に開催されたセミナー「ペーパーレスからはじめるDX：意外と知らない!?企業のペーパーレス化推進に効くAcrobatの超活用法 」では、業務の生産性を上げ、DXを加速させるPDFの活用法をデモンストレーションを交えてご紹介しています。
PDFのキホンを知れば仕事がもっと楽になる
2022年1月からスタートした改正電子帳簿保存法。電子取引では電子データを原本とし、紙への出力保存は原則不可となるため、請求書や領収書などのPDF文書を中心にしたワークフローが注目されています。業務のデジタル化は一層加速していくでしょう。
そんなPDFですが、請求書や発注書、領収書をやり取りするだけではありません。実はPDFは、Microsoft Wordのように文書を編集することができますし、制作した文書やコンテンツを複数人で確認・レビューする「レビュー」機能、1つのPDF文書を複数人で共有して時間・場所にとらわれずモバイルから仕事ができる「共有・モバイル」機能、情報流出や改ざんを防止し、デジタル上で安全な商取引を行える「セキュリティ」機能や「電子サイン」機能を備えています。
そもそもPDFとは？
PDFは1992年にアドビが開発した文書フォーマットで、この文書を閲覧するビューワーアプリケーションがAdobe Acrobatです。2008年にPDFは国際標準化機構によってISO 32000-1として標準化され、さまざまなアプリケーションでPDFを作成したり、閲覧できるようになりました。
そして2022年現在、PDFは1つのファイルの中にテキストや画像、動画や3Dデータだけではなく、文書に付けた注釈コメントや添付ファイル、さまざまなメタデータの情報、そしてセキュリティや電子署名、タイムスタンプ、アクセスコントロールを備え、デバイスやOSに依存しない安全な情報コンテナとして広く活用されています。
単なる文書閲覧のフォーマットではなく、PDF自体がさまざまな機能を持ち、ワークフローに組み込んでビジネスのデジタル化を実現するのです。それを実現するのがAdobe Acrobatです。
Acrobat でPDFを活用する
PDFは無償のAcrobat Readerと高い親和性を持っており、Acrobat ReaderがあればデバイスやOSの環境によらずPDF文書を閲覧できます。Acrobat Readerでの閲覧を100％保証しているPDFは、PDFファイルの作成・編集・加工・管理ソフトである「Adobe Acrobat」で作成されたものだけです。他製品で作成されたPDFの場合、再現性が低かったり、文字化けしてしまうこともあります。なお、ISOに完全準拠するPDFを作成できるのはAcrobatだけです。
Acrobat は、PDFファイルを作成したり、動画や3Dなどフォーマットの異なるファイルを1つのPDFファイルとして結合したり、結合したファイルの順番の入れ替えや挿入、分割、抽出などの整理を行ったり、テキストや画像を編集したり、ファイルをMicrosoft Officeなどの別ファイルに書き出したりといった基本機能を備えています。
これらの基本機能を使いこなすだけでも、デジタル文書の整理や保管、活用がグッと簡単になります。
クラウドの利点を活かし、生産性をアップ
Acrobat はサブスクリプションで提供されており、マルチデバイスに対応しています。実はこれこそAcrobatがサブスク化された最大のメリット。Document CloudのストレージのほかBox、Dropbox、OneDriveといった外部ストレージにも対応してファイルを共有し、時間や場所を問わずにどこからでも内容の確認や編集ができるので、業務効率はもちろんチームの生産性も向上します。さらに電子サインや高度なセキュリティ機能などを組み合わせることで、より高度な業務のデジタル化が実現できるでしょう。
このほかセミナーではPDFの便利な基本機能のほか、活用のコツをデモ形式でわかりやすく紹介しました。セミナー全編はこちらからオンデマンドでご視聴いただけますおで、ぜひ一度ご覧になってください。
オンデマンドでセミナーを見る：ペーパーレスからはじめるDX：意外と知らない!?企業のペーパーレス化推進に効くAcrobatの超活用法
また、アドビのWebサイト内にはさまざまな動画やお役立ち資料をご用意しています。AcrobatとAcrobat Signで脱ハンコ・ペーパーレス化の第一歩を踏み出してみてください。