人事部門必見！雇用契約業務の電子化事例から見る人事業務のペーパーレス化
申請書や社会保険手続き、雇用契約や配属通知など、何かと紙文書を扱うことが多い人事業務。そんな人事業務で活用したいのがAcrobat です。相手の環境に依存せず、セキュリティに優れたPDF文書を作成・閲覧・共有・レビュー・承認できるAcrobat があれば、人事業務をいまよりずっと低コストでスピーディーに進めることができます。オンラインセミナー「ペーパーレスからはじめるDX：人事部門必見！雇用契約業務電子化の事例から見る人事業務のペーパーレス化推進のステップ」では、そんな人事業務のデジタル化について、事例やデモを交えながら説明しています。
紙文書がなければ人事業務は回らない？
有給取得や銀行口座、社会保険手続きや源泉徴収票、雇用契約書や入社手続きなど、人事業務について回るのが申請書などの紙文書です。特に入社前の雇用契約書や、入社に関する各種申請は紙で行う企業も多く、テレワークに移行できない人事部門も多いのではないでしょうか。
雇用契約には、民法で規定されている「雇用契約書」と、労働基準法で定められている「労働条件通知書」が必要ですが、このうち労働条件通知書に関しては、2019年4月1日の法改正により電子化が解禁となっています。
まずはPDFの基本を押さえよう
PDFはアドビが開発した文書フォーマットで、デバイスやOS環境に依存することなく、作成された文書のレイアウトやフォント、画像をそのまま再現できるという特徴があります。また、テキストや画像、動画3Dデータを扱う情報コンテナとしての部分と、暗号化された文書や電子署名、アクセスコントロールとなどセキュリティの部分の2つを内包しており、安全に文書をやり取りできるセキュアな情報コンテナとしてさまざまなビジネスの場で活用されています。
無償のAcrobat ReaderとPDFがあれば、長期にわたって文書の保存・再現・閲覧や相手とのやり取りが可能です。なお、PDFはオープンな規格なのでさまざまなベンダーからPDF作成ツールが提供されていますが、ISOに準拠したPDFはアドビのAcrobatエンジンもしくはAcrobatで作成されたファイルであることが条件です。
サブスクリプション形式で提供されている Acrobatは、PDFを作成するだけではなく、複数人での文書の共有や閲覧、確認などのフローを回すことができます。また捺印の代わりとなるスタンプ機能、オプションで電子サイン機能も備えており、簡単な契約業務から法的に有効な契約締結までデジタル化できます。
Acrobatで人事業務はこれだけ効率化できる
契約や申請など、これまで紙文書で回っていた人事業務をデジタル化すれば、文書のやり取りがスピーディーになりますし、文書の郵送費や印刷費といったコストも削減できます。実際、電子契約の導入により、3年間で紙と郵送料を約6600万円、ワークフローのデジタル化により1年間で紙と送料を約2600万円削減できるという試算もあります。
こうして紙文書のフローをデジタル化することで、承認や確認などのステータスも可視化されるので、返信のない採用者や社員にリマインダーを通知することができます。セミナー内では旅行業界大手のエイチ・アイ・エスや人材派遣業を営むダイブの事例を紹介し、人事業務の生産性向上成果について詳しく説明しました。他社製ソリューションと連携した電子契約業務のさらなる効率化など、ここでしか見られない情報も満載なので、ぜひご覧ください。
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また、アドビのWebサイト内にはさまざまな動画やお役立ち資料をご用意しています。AcrobatとAcrobat Signで脱ハンコ・ペーパーレス化の第一歩を踏み出してみてください。