ScanSnapとAcrobatではじめるオフィスのペーパーレス化

次から次へとあふれてくるさまざまな書類。リモートワークの広がりにより脱ハンコ・ペーパーレス化への注目度が高まっていますが、とはいえ既存の業務プロセスや取引先の都合によりどうしても紙の書類が必要なケースもあります。紙書類を手軽にデジタル化できるスキャナー「ScanSnap」を展開するPFU社とアドビの共催セミナー「ScanSnapとAcrobatではじめるオフィスのペーパーレス化」では、紙とデジタルを融合した業務プロセスについて、事例やデモを交えながらご紹介しています。

なぜ紙の書類はなくならないのか

有給休暇や物品の購入、出張の経費精算など、申請プロセスに必ず付いてくるのが紙文書です。上司に申請を依頼したくても外出中で申請できず、やっと申請書を渡せたと思ったらいつまで経っても許可が降りない状態が続き、痺れを切らせて状況を聞くと、申請書をどこかに置いたままにしてあわてて周囲を探す始末——こんな経験を持つ方も多いかもしれません。

このように、業務とは直接関係のない部分で生産性を阻害する環境は、社員のエンゲージメントを低下させる大きな要因になります。日本は残念ながら主要国のなかで最も生産性が低いといわれており、その最大の原因が、紙文書で回る業務の多さです。

物理的な紙を中心に業務が回っているので、担当者がいなければ紙を渡せず、業務が止まってしまいます。紙には紛失リスクもあるので、紛失したらまた1からやり直さないといけません。

図1：日本の働き方について

紙起点でもオフィスのペーパーレス化は実現できる

紙文書をスキャンしてPDF化するスキャナーの選び方も大切です。紙文書を1枚1枚スキャンする手間は意外とかかるため、PDF化も頓挫しがちです。だからといって、大きな複合機は必ずしも必要ありません。小型スキャナー ScanSnap iX1600 は、A4用紙ですと毎分40枚ものスピードでスキャンします。また、スキャンしたファイルに対して、日付に加えて内容に適した名前を自動でつけてくれますので、ファイル名を変える必要もありません。手軽に使えて大きさも気にせずに設置できるので、こうした製品を選べば紙文書のスキャニングも捗るはずです。

ScanSnapとAcrobatでペーパーレス化を始めよう

高性能のスキャナーで紙文書をPDF化しても、それだけで終わってしまってはペーパーレス化は進みません。PDFも紙と同じように記入したり回覧したり、承認のサインやハンコを押したりできなければ、また紙に逆戻りです。

PDFをこれまでの紙業務と同じように利活用できるのが、アドビが提供するAdobe Acrobatです。Adobe Acrobatとスキャナーを連携すれば、PDF化した紙文書をそのまま業務で利用し、管理することが簡単に実現します。

ScanSnapとAdobe Acrobatのお得なセットプランも是非ご確認ください。

図2：紙業務のデジタル化について

セミナー内では、ScanSnapで紙文書を取り込んだり、取り込んだ文書を活用するためのAcrobatの使い方のコツなどを、デモンストレーションを交えながらご紹介していますのでぜひご覧になってみてください。

オンデマンドセミナーを見る：「ScanSnapとAcrobatではじめるオフィスのペーパーレス化」

また、アドビのWebサイト内にはさまざまな動画やお役立ち資料をご用意しています。AcrobatとAcrobat Signで脱ハンコ・ペーパーレス化の第一歩を踏み出してみてください。