まずはここから！Acrobatではじめる電子サイン【入門編】

コロナ禍以降注目が高まり、日本企業にも広がりを見せている電子契約。「使い方や仕組みが分からない」「どうやって取り入れたらいいのか分からない」といった声もまだまだ多く聞かれます。そんな方でも、業務の中でデジタル文書であるPDFは使っているのではないでしょうか？

ビジネスの現場で広く活用されているPDF閲覧ソフトAdobe Acrobat Readerは無償で月2回まで電子契約機能を利用できるほか、有償版のAcrobat Standard/Proをお使い頂くと回数無制限で電子契約機能を利用することが可能です。アドビのオンラインセミナー「まずはここから！Acrobatではじめる電子サイン【入門編】」では、電子契約についての疑問を解消し、まずはAdobe Acrobat Readerの電子契約機能を活用する方法について紹介しています。

電子契約の2つの種類

電子契約には「事業者署名型（立会人型）」と「当事者署名型」の2種類があります。事業者署名型（立会人型）とは、電子契約サービスを提供する事業者が署名者を承認して署名を交わす仕組みで、メールアドレスや2段階認証で本人性を確認し、さらにやりとりの履歴をログとして蓄積しておきます。

当事者署名型は、署名者それぞれが、第三者認証局が発行するデジタルIDをPDFなどに添付して署名を交わす仕組みです。信頼性のある認証局が発行しているデジタルIDなので本人性の担保は十分ですが、発行には費用と工数がかかります。

アドビの電子契約ソリューションは事業者署名型（立会人型）と当事者署名型どちらにも対応しています。なおアドビでは、事業者署名型（立会人型）を「電子サイン」と呼んでおり、当事者署名型は「電子署名（デジタル署名）」と呼んでいます。

電子契約の導入で得られるメリットとは

これまで紙と印鑑で締結していた契約を、電子サイン/電子署名による電子契約に切り替えた場合にどのようなメリットが得られるのでしょうか。

第一に挙げられるのはコストメリットです。契約書で取り交わされていた印紙は電子契約では不要になりますし、契約書の印刷や郵送といった間接コストもかかりません。また契約書の保管スペースやコストも削減できます。

第二に挙げられるのが業務効率化です。従来の紙フローは印刷して製本し、それを封入して相手に郵送、そして相手から返送してもらうという手間がかかっていました。しかし電子サイン/電子署名による契約の場合、契約書と署名依頼をメールで送付できるので、やり取りにかかっていた工数がゼロになります。実際、電子契約を導入したことでこれまで3週間ほどかかっていた契約業務プロセスが1〜2日で終わるという例もあります。契約プロセスをデジタル化することで、進捗状況を確認できる点も漏れや遅延の防止に役立ちます。

第三のメリットはコンプライアンスの強化です。電子契約ではタイムスタンプという形で、誰がいつその署名を行ったのかが記載されるので、改ざんのリスクを防ぎながら、契約の透明化を実現できます。契約書は事業者のサーバーに保管されるので紛失のリスクもありません。

Acrobatで脱ハンコを始めよう

無償で使えるAdobe Acrobat Readerには「スタンプ機能」というゴム印に相当する機能があり、あらかじめ登録されているスタンプのテンプレートのほかに自分の印影を取り込んで使うこともできます。これを使えば社内の申請書などにおける印鑑での承認を電子スタンプに置き換え、メールで押印プロセスを完結することができます。

社内での脱ハンコを進めた上で、有償版のAcrobat Standard／Proで社外との契約に徐々に電子サインを導入し、CRM連携など既存システムと連携した大規模な展開にあたっては「Adobe Acrobat Sign」を別途導入することで業務プロセス全体でのデジタル化を実現できます。

オンラインセミナー「まずはここから！Acrobatではじめる電子サイン【入門編】」では、Adobe Acrobatの電子契約機能や使い方のコツをデモンストレーションを交えながらご紹介していますのでぜひご覧になってみてください。