ビジネスを加速するデジタルドキュメントとは

文書のデジタル化や脱ハンコに取り組む企業が増えましたが、一方でWithコロナでのオフィス回帰もありなかなか改革が進まない状況も指摘されています。紙文書、デジタルドキュメントそれぞれの課題を踏まえ、その課題に対して効果的な施策を考えていかなければ、状況は打破できません。オンラインセミナー「ビジネスを加速するデジタルドキュメントとは」では、紙文書とデジタルドキュメントそれぞれの課題を前提に、課題を解決するポイントを解説しています。

業務に関するドキュメントの2つの課題

テレワークの普及に伴い、課題となったのが「押印」です。社内承認や稟議、または外部との業務契約において日本では「紙文書に押印する」というビジネス慣習が根付いていました。ところがコロナ禍で外出制限がかかるなか、「契約書や請求書に押印するためだけに出社しないといけない」という事態が起こり、問題となったのです。

そこで注目されたのが紙文書のデジタル化でした。紙文書の印刷を廃止しデジタルに移行することで、押印の廃止はもちろんビジネススピードの向上を目指したのですが、単に紙文書を廃止したところで課題が解決できるとは限りません。そもそも業務においては、紙文書とデジタルドキュメントそれぞれに課題があります。

紙文書の課題とは、先述したように柔軟なワークフローの阻害要因になったり、印刷や郵送等のコスト増につながったり、紙の使用量などSDG's観点でも問題があったり、時間がかかったりなどさまざまなものがあります。

一方デジタルドキュメントは、デジタルならではの課題があります。まずは何と言っても改ざんのリスクや真実性などセキュリティに関する課題です。もう1つは、紙文書の時のように業務で柔軟な運用ができるかどうかもポイントです。稟議を上げる時、ハンコに代わる社内承認プロセスをどう構築すれば良いか。また1つの文書を全員で共同レビュー・修正していく際、デジタルドキュメントより紙のほうが修正しやすいという問題もあります。

こうした紙の課題、デジタルドキュメントの課題の両方を解決できるのが真のデジタルドキュメントなのです。

PDFを中心とするデジタルドキュメントソリューションで2つの問題を解決

そこでご提案したいのがアドビのPDFを中心としたデジタルドキュメントソリューションです。

1993年にアドビが開発したPDFは、2008年の国際標準化を経てさまざまな分野で広く使われているデジタルドキュメントフォーマットです。根本に「紙が持つ優れた機能性を損なわないこと」という思想があり、紙の使い勝手をそのままデジタル上で再現しています。

そんなPDFをより便利に活用できるのがアドビのAcrobatです。無償版でも多くのことができますが、有償版ではクラウドのストレージ機能付きでPDFファイルの作成・編集を実現、またPDFからOffice文書への変換やテキスト認識OCRなどさまざまな機能を利用できます。これによりモバイルワークでオフィスと同じPDFドキュメントを確認・編集できますし、複数人での共同編集も可能です。

さらに2016年からスタートした電子サイン機能「Adobe Acrobat Sign」により、社外との契約や社内承認プロセスもデジタル化も実現。Acrobat Proでは今年8月からWebフォームの電子サイン機能が追加されています。

オンラインセミナー「ペーパーレスからはじめるDX：DX推進担当者必見！ビジネスを加速させるデジタルドキュメントとは」では、こうしたAcrobat Proの機能のほかMicrosoft TeamsやSharePointとの連携などをデモンストレーションで紹介しています。紙文書のデジタル化をご検討中の方はぜひご覧ください。