企業のDX推進におけるよくある課題とデジタルドキュメントによる解決の進め方

コロナ渦以降リモートワーク環境は整備が進んだものの、ペーパーレス化を中心とした業務プロセスのデジタル化や、乱立するデジタルツールを全体最適の点で見直しなどの課題については、現場部門とIT部門が連携した取り組みが求められています。オンラインセミナー「デジタルドキュメントワークフロー導入で得られる効果とは」では、特にエンタープライズ企業で良く見られるこういった課題を解決するデジタルドキュメントワークフローについてご紹介します。

ペーパーレス化で効率が落ちている？

オンライン会議やテレワークに伴い、業務効率が落ちる紙文書を廃止しペーパーレスへのシフトが続いています。紙文書に付帯する印刷や押印が業務プロセス全体のデジタル化を妨げるということで、国もまずはペーパーレスを推奨していいます。ペーパーレスが浸透することで業務プロセスそのもののデジタル化やデジタルトランスフォーメーション（DX）が進むことが期待されていますが、そもそもペーパーレス化の時点で課題を抱えている企業も少なくありません。

よくみられるのは、部門ごとにデジタルツールを導入してきた結果、ツールが分散しており社内コミュニケーションの効率が低下しているという問題です。それぞれのツールでメッセージやコメント、ファイル共有など機能の重複があるのでどのように使い分けるべきか、過去のやり取りやドキュメントをどのツールで管理しているのかわからずなかなか見つけられないといった課題が発生し、かえって効率の低下を招いているケースも散見されます。

デジタル変革をどう進めていくかは、企業文化も関係します。外資系IT企業のように流動的に変化に対応できる「サッカー型」の企業もあれば、定型的に業務を進める「野球型」もあります。特に定型業務を重視してきた企業の場合、プロセスやツールの標準化という課題のほか、社員が使い慣れたツールでないと足枷となってしまうという懸念から、なかなか改革が進みません。

ペーパーレス化やDXの課題を解決するアプローチ

こうした課題に対するアプローチを2つご紹介します。1つはペーパーレス化に関してシステム化だけで完結するものと捉えず、領域によっては「紙文書をデジタルドキュメントに変換する」という選択肢を取ること。もう1つは、全社共通業務の標準化を踏まえて全社共通ツールと個別ツールを整理していくことです。

業務における紙文書とは、企業が正式に作成・入手した「ある時点の確定した情報や意思を文字で著したもの」であり、作られた経緯や保管など関連情報も含めて取り扱われる情報資産といえます。継続的な事業活動の基礎となるので、すぐに取り出せる検索性や、いつ誰が見ても同じ情報を確認できるという継続性も求められます。さらにデジタルドキュメントの場合、情報の欠落や改ざんがないこと、安全情報保護を実現していることなど、デジタル化ならではの要件もあります。

これらの要件を実現しているのが国際規格のISO 32000-1で規格化されているPDFです。PDFはデジタルドキュメントのためのフォーマットで、利用する環境に依存することなく、印刷した紙とまったく同じ見た目でデジタルドキュメントを表示・共有・閲覧できます。さらにこのPDFを核としたアドビのAcrobat ProやAdobe Document Cloudの優れた機能により、ドキュメントの共有や共同編集、電子サインによる契約業務のペーパーレス化などが実現できます。

またAcrobatはMicrosoft SharePointや各種Office製品、Teamsなどのエンタープライズ標準ツールと連携しており、SharePointやTeams経由での電子サインやデジタルドキュメントの管理なども可能です。

オンラインセミナー「デジタルドキュメントワークフロー導入で得られる効果とは」では、ペーパーレスやDXに関する課題を取り上げつつ、適切な標準ツールを見定める方法や、ペーパーレスの効果を迅速に出すための取り組み方など、DX化に役立つ情報が詰まっていますので、ぜひご覧ください。