仕事のキリが悪いのに…もう出かける時間！移動中でも事務作業ができるAcrobat Reader モバイルアプリで時間ロスを減らそう

こんにちは、ライターのむらやまあきです。
スマホをいじりながらで恐縮ですが実は今、真面目に仕事中です。

私のようなライターを含め、PCを使って仕事をする方は多いと思いますが、意外とPCで作業ができる場所って限られますよね。Wi-Fiを繋ぐ必要があるし、PCを広げるにもある程度スペースを確保しなければいけない。急ぎの作業があったとしても、電車やバスの中でPCを開くのはセキュリティ面も心配だし……。

となると移動の際には作業を中断せざるをえず、「あともう少しなのに……！」とやきもきした経験がある方も多いのではないでしょうか。私もしょっちゅうありました。

そんなとき、Adobe Blog編集部から「スマホでAcrobat Readerのモバイルアプリを使えば、その移動時間も有効活用できますよ」というアドバイスが。作業をしたいPDFをクラウド（※）に保存しておけば、PCを開かなくてもスマホやタブレットの「Acrobat Reader」アプリ上で簡単に作業できてしまうのだとか。

※Adobe Document Cloudはもちろん、Box、Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDriveなどのクラウドストレージサービスにも対応

そもそも、PDFの「P」はポータブルのP。デバイスに依らず形式が崩れないからこそ、スマホでもがんがん作業できちゃうのが魅力らしいのです。知らなかった。しかも、移動時間に作業ができれば、自由に使える時間が増えるのでは⁉

そういえば、随分と経費処理の整理をサボっていたので、実際にスマホを使って作業してみることにしました。

ということで本記事では、実際に私が体験したシチュエーションとともに、移動中にも使いやすいAcrobat Reader モバイルアプリの機能をご紹介していきます。

バス待ちの時間をハック！スマホで残った作業をサクッと片づけます

この日はコワーキングスペースで作業。執筆の合間で、領収書の仕分けを進めていたものの、あっという間に移動しなければいけない時間に……！時間が経つのが早すぎる！

バスを待っている間、さっそくスマホを取り出して「Acrobat Reader」のアプリをタップ。アプリは無料でダウンロードできるのであらかじめインストールしておくのがよさそうです。

Adobeアカウントでログインしたら、先ほどクラウドに保存しておいた該当のPDFを開きます。下記写真のようにアプリ画面の下部分に注釈アイコンが表示されるので、使いたいツールを選び、あとは必要な作業をするだけ！無料で使えるしこれはかなり簡単そう。

私が終わらせたい作業は、以下の2つです。
１．経費支払いの項目を区別する
２．経費の内訳をテキストで補足する

まずは1つ目の「経費支払いの区別」から。

私の場合、仕事の経費扱いの支払いなのに、よく間違えてプライベート用のカードで支払ってしまうことがあるんです。経費扱いの支払いは、プライベートの利用とは分けておく必要があるので、区別していきたいと思います。

これには、「ハイライト」機能を使うのが良さそう。

「ハイライト」を押し、色を指定してから該当の箇所を指で長押しするだけで簡単にマーカーが引けます。色もお好みで。スッスッと指先で感覚的に作業できるので、むしろスマホの方がやりやすいかも。

仕事の打ち合わせで使用した飲食店での支払いを区別できました！これで黄色いマーカーの部分は「経費」だと一目で判別できます。

その作業が終わったら、2つ目の「経費内容の補足」を。この作業、正直毎年面倒だな……と思っているのですが、確定申告の時期に代理で申告いただく税理士さんにもきちんと経費の支払いであることが伝わるように記載していきます。

ここでは「コメント」機能を使います。

スマホ下部にある「コメント」のアイコンを押してから、該当箇所をタップするとコメント用の吹き出しが出現。テキストを打ち込みます。

「メルカリ」で購入したのは、取材のために読んでおかなければならない書籍だったため、その旨を記載。吹き出しを押すと、記入したコメントが表示されます。

これで、「メルカリ」の項目もプライベートな買い物ではなく、経費支払いであることがわかるようになりました。一見何の経費かわからない他の項目も、同様に「コメント」機能で吹き出しを付けていきます。

ちなみに今回は使用しませんでしたが、Acrobat Readerのモバイルアプリでもバッチリ署名することができます。電子ハンコのデータを登録して使うのはもちろん、その場で「描画」ツールを使って手書きのサインをつくることもできます。

取引先に送るPDFの請求書データに、ハンコを押すのを忘れてた！となっても、Acrobat Readerのモバイルアプリがあれば慌てずに済みますね。

また、ここまでに紹介した機能はもちろん無料で使えますが、もしAcrobat Pro / Standardなど有償ライセンスで契約している方がいたら、これだけは知っておいてほしいことがあります。

それは……Acrobat Readerのモバイルアプリには「プレミアム機能」があるということ！！

有償ライセンスのIDでサインアップすると自動的に「プレミアム機能」が使えるので、知らず知らずのうちに使っている方もいるかもしれませんが、無料版では使えなかった「PDF編集」や「ファイルの圧縮」、「別の形式への PDF の書き出し」などがモバイルアプリでも使えるようになるのです。（詳細なプレミアム機能についてはこちら）

一番ベーシックな機能「PDFを編集」では、PDFそのものを編集することができます。

たとえば、お仕事相手からPDFデータで書類の修正依頼がきた場合でも、プレミアム機能を使えばスマホ上でサクッとPDFを直接編集して修正し、送ることが可能です。
モバイルでの作業の幅が増えれば、より時間や場所に縛られず作業ができるので、ぜひチェックしてみてくださいね。

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こうして、Acrobat Reader モバイルアプリのおかげで帰宅後にやらなければならなかった残りの作業を、隙間時間で終えることができました。今までぼんやりと過ごしていた移動時間を有効活用できるのって素晴らしい～！

せっかく時間ができたので、最近行けていなかった劇場を覗いてみたり、古着屋さんで気になる服を物色したり……。

一日の中でできることが増えて、何だか少し得した気分になれました。作業が早く終わるぶん、自分の好きなことをしたり、おうちで家族と過ごせる時間が増えたりするのも嬉しいポイントですよね。

Acrobat Reader モバイルアプリがあれば、想像以上に移動時間を有効活用できる！

一日を振り返ってみると、公共交通機関での移動時間を含めて、意外と存在する隙間時間。ただぼんやりとSNSを眺めていたその時間にAcrobat Readerのモバイルアプリを開けば、想像以上に細々とした事務作業を進められることに気づきました。

ちょっとした作業のためにWi-Fiが使える場所を探したり、テザリングしたりする必要がないのは、かなりグッドポイント。スマホだとより直感的な操作でサクサク作業できるのも魅力的だなと感じました。

今回私は経費精算の処理で活用しましたが、取引先の方とのコメントのやりとりや、プレゼン資料の細かな修正など、さまざまなシーンで役立つと思いますよ。

最後にAcrobat readerモバイルアプリの無料版機能と、有償ライセンス利用者が使えるプレミアム機能をひとまとめにしたものを掲載しておきます。

無料版でも十分に使える機能が盛りだくさんですし、この記事で紹介できなかったニッチな機能もいろいろあるので、ぜひ試しに使ってみてください。Acrobat Readerのモバイルアプリで移動時間を有効活用して、一日をより豊かにしてみませんか？

（文：むらやまあき）
（写真：山中康司）