多言語コミュニケーションの様々なムダ。削減に向けて組織的に取り組む方法とは

社内外の日々のコミュニケーションから契約書の締結のような重要度の高い業務まで、グローバルにビジネスを展開する企業内には、英語をはじめとする多言語でのコミュニケーションが無数にあります。アドビは、テクノロジーを活用して、この多言語コミュニケーションを効率化することを提案し、オンラインセミナー「テクノロジーを活用した多言語コミュニケーションの効率化」などを通じて紹介しています。

多言語スキルを補えば、さらに活躍できる人もいる

外国語が母国語のようにペラペラという人を除き、多くの人にとって母国語以外でのコミュニケーションは、内容を理解するのに時間がかかったり、大小様々な工数が追加でかかったりするものです。毎日のことですから、あまり意識していないかもしれませんが、それらを業務プロセス全体で捉え、ひとつずつ積み上げると、ちょっと無視することのできない量の時間や工数、言葉を選ばずに言えば「ムダ」となります。

ムダを解消する上で、従業員の多言語スキルの強化は欠かせない取り組みですが、それだけが唯一の方法ではありません。現在はテクノロジーを活用するという選択肢があります。多言語スキルをテクノロジーで補うことができれば、さらなる生産性の向上や意思決定のスピードアップはもちろん、人材の有効活用も期待できます。高い専門性を持っているのに多言語スキルが少し足りない──。このような事情で活躍の場を得られていない人がいたとしたら、その活躍の可能性が大きく広がるからです。

ムダの削減は組織全体で取り組むべき

では、どのようなテクノロジーを活用すればよいでしょうか。テクノロジーを有効活用し、成果を最大化するには、個人に委ねるのではなく、先ほど述べたように業務プロセス全体でムダを捉え、組織全体で変革に取り組むべきです。

そこで「テクノロジーを活用した多言語コミュニケーションの効率化」で紹介しているのがPDFの共有レビューが可能な「Adobe Acrobat」の機能だけをWebサービスとして利用できる「Adobe PDFサービス」と高精度な自動翻訳ツール「DeepL翻訳」の組み合わせです。

多言語コミュニケーションの中でも、工数がかさみがちな業務の1つ英文ドキュメントの読み合わせを例に、2つのテクノロジーの活用法を紹介します。

営業資料、提案書など、なんでもかまいません。英文で作成されたドキュメントを複数のメンバーでレビューし、修正点などを指摘し合う読み合わせ業務には、大きく2つのムダがあります。1つは先ほどから指摘している多言語コミュニケーションのムダ。場合によっては、翻訳会社に外注をし、日本語化した上でレビューしているというチームもいるのではないでしょうか。もう1つはドキュメントを共有したり、コメントを残したりする、共同作業のムダです。1つのファイルをメール添付で回覧し合う、ファイルサーバーで共有するという一般的な方法では、同時に別のファイルを編集してしまい複数のバージョンが生まれてしまう、誰かが編集している時はファイルを開けないなどのムダを生みがちです。

それに対し、Adobe PDFサービスとDeepL翻訳を組み合わせれば、（1）対象の英文ドキュメントをアップする、（2）ドキュメントが自動的に日本語翻訳される（元のドキュメントと翻訳後のドキュメントは1つのファイルとして管理）、（3）メンバーは、同時にドキュメントにアクセスし、閲覧したりコメントを追加したりしながら読み合わせ業務を進めるという効率的な業務プロセスに変革が可能になります。

例えば、Microsoft 365を導入している企業なら、マイクロソフトが提供するRPAツール「Power Automate」を使ってアップされたドキュメントを翻訳する、ファイルの結合を行うといった処理を自動化することで、このような仕組みを容易に実現することができます。

オンラインセミナー「テクノロジーを活用した多言語コミュニケーションの効率化」では、アドビとDeepLのキーパーソンが登場し、Power Automateの設定手順などのシステムの実現法やDeepLの実績などについて、より詳しく解説しています。業務のムダの削減、生産性の向上、意思決定のスピードアップ、人材の有効活用など、様々な経営課題の解決につながる内容です。ぜひオンラインセミナーにご参加ください。

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