月間で最大1000時間超の時短も可能！？　使いこなせば仕事の強い味方「Adobe Acrobat」

連絡はメールではなくチャットを使う──。クラウドでデータを管理して、いつでも、どこでも同じように仕事が行えるようにする──。RPAを使って作業を自動化する──。他にもタスク管理や名刺管理など、日々の業務を少しでも効率的にするために、多くの人が様々なツールを駆使しています。でも、見逃していませんか。PDFを開くときなど、おそらくほぼ毎日利用しているAdobe Acrobatも様々な便利機能を備えており、上手に使えば業務効率化に役立ちます。身近なツールだからこそ効果も絶大。きっと他の人にも教えたくなります。そんなAdobe Acrobatの使いこなし術を紹介しているのがオンラインセミナー「急な修正対応にも慌てない！提案書を進化させるPDF超活用術」です。ここでは、その内容を少しだけ紹介します。

身近なツールだからこそ大きな効率化が期待できる

Adobe Acrobatは、2023年6月15日に30周年を迎えました。誕生のきっかけは「Windowsや Macintosh など、異なるOSの様々なアプリケーションで作成されたファイルを、環境に左右されず、自由に見られるようにしたい」という思い。アドビは、そのためのファイルフォーマットとしてPDFを開発し、そのPDFを開くためにAdobe Acrobatを開発しました。以来、PDFおよびAdobe Acrobatは、様々なデバイスの垣根を取り払い、自由な情報とアイデアの流れを支えています。

コラボレーションを意識した共同作業のための機能、電子署名機能など、30年の間にAdobe Acrobatは、様々な進化を遂げました。最近の進化では、生成AI「Adobe Sensei Generative AI Services」によって、ユーザーが自然言語で文書と対話しながら、内容を自動生成したり、要約したりできるようになっています。

具体的にAdobe Acrobatは、大きく「作成」「編集」「共有」「変換」「スキャン」「電子契約」の機能を備えています。それらの中から日々の仕事に役立つ機能をいくつか紹介します。

まず、オンラインセミナー「急な修正対応にも慌てない！提案書を進化させるPDF超活用術」のタイトルにもなっている資料の編集機能です。

「お客様に提出する予定の資料。直前になって致命的な間違いを見つけてしまった…。すでにPDFになっており、元ファイルに戻って修正する時間はない──」。想像しただけで冷や汗が吹き出そうです…。でも、Adobe Acrobatがあれば安心。実はAdobe Acrobat はPDFの編集が可能。間違いを見つけた資料もすぐに修正することができます。テキストの修正はもちろん、新しい画像やグラフを追加するといった少々大きめの編集にも、もちろん対応できます。

また、外出中、スマートフォンで開いたファイルのレイアウトがガタガタに崩れていて、ちゃんと読むことができない。こんな時にもAdobe Acrobatが役立ちます。そのファイルを読み込んでPDFに変換すれば、元ファイルの書式が再現され、読みやすいかたちに。もちろん、そのPDFを編集することもできます。Adobe Acrobatは、スマートフォンアプリやWebブラウザ版を用意しているため、外出中、PCがない環境下でも、こうした作業をすぐに行えます。

個人だけでなくチームの効率化にも貢献

ここまで紹介したのは、個人の業務効率化が中心ですが、組織の業務効率向上を支援する機能もあります。代表的なのが、共有レビューです。Adobe Acrobatを利用すれば、複数のメンバーで文書を同時にレビューし、コメントを残しあったり、編集しあったりしながら、文書作成を仕上げていくことができます。レビューしたファイルをメール添付で回覧しあうよりはるかに効率的な上、複数のバージョンが生まれ、手戻りが発生してしまうといったミスを抑止できます。

また、組織の業務効率化では電子契約も注目です。アドビの調査では、月間で最大1000時間超の時短が期待できる電子契約ですが、Adobe Acrobatが備えている電子契約サービスAcrobat Signは、すでに多くの企業が利用する実績の豊富なサービスです。日本のデジタル庁も協力覚書の取り交わしにアドビのサービスを利用しています。

「急な修正対応にも慌てない！提案書を進化させるPDF超活用術」では、このようなAdobe Acrobatの便利な機能について、実際の画面やデモを交え、わかりやすく紹介していきます。電子帳簿保存法改正などを背景に、PDFはますます仕事や生活に欠かせないファイルフォーマットとなっています。だからこそ、使いこなしたいのがAdobe Acrobat。ぜひオンラインセミナーにご参加ください。

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