電子帳簿保存法の施行を業務変革のチャンスに！　「Acrobat Sign Solutions」による対応法を紹介

2024年1月より「改正電子帳簿保存法」が完全義務化されました。電子帳簿保存法の目的は、行政機関における税制関連業務のデジタル化の対応だけでなく、社会のデジタル化に対応し、企業の経理業務などを効率化するためですが、紙を前提に構築してきた業務プロセスを変えることは簡単ではありません。本格的な対応はこれからという企業も多いのではないでしょうか。実際、アドビも、様々な問い合わせを受けています。そこで、問い合わせが多いポイントを中心に、最新情報とアドビのテクノロジーを使った電子取引の対応方法をオンラインセミナー「アドビのデジタルドキュメントによる電子帳簿保存法への対応」にまとめました。その一部を紹介します。

知っておきたい国税庁からの最新情報

電子帳簿保存法の正式な名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」。「改正」と付くのは、1998年の施行後、複数回の改正が行われているからです。2022年の改正では、各税法で原則として紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たせば電子データによる保存が可能となり、特に電子取引については、紙保存ではなくデータ保存が義務化されました。その宥恕期間が2023年12月31日に終了したため、冒頭で述べたように「2024年1月1日から完全義務化」と表現します。

宥恕期間の終了後も、ある条件下では猶予が続くことになっていますが、その条件を見ると「保存要件に従って保存することができない相当の理由があると税務署長に認められること」などとありますから、誰でもとはいきません。注意が必要です。

では、具体的に対応のポイントを見ていきましょう。

電子帳簿保存法に基づくデータ保存要件は、大きく「真実性の確保」「関係書類の備付」「見読性の確保」「検索性の確保」に分けられます。それぞれ、どのような条件を満たせばよいのか、どのソリューションなら条件を満たせるのか、これから対応を検討する企業の担当者様は、様々な疑問に直面していると思います。オンラインセミナー「アドビのデジタルドキュメントによる電子帳簿保存法への対応」では、国税庁が特設サイトで紹介している比較的簡易でシンプルな方法なども紹介しています。ぜひ参考にしてください。

ソリューション連携やワークフロー統合を有効活用

アドビへの問い合わせで多いのが「電子サインサービスAcrobat Sign Solutionsは電子帳簿保存法に対応していますか？」という質問です。システムやクラウドサービスを導入して使用するだけでは、法律への対応が行えるわけではないため、電子帳簿保存法に対応した運用や設定を行うことが前提となりますが、回答は「はい」となります。

例えば、要件の1つ「真実性の確保」については、総務省の認定事業者であるセイコーソリューションズが発行する「認定タイムスタンプ」を付与できます（個別にセイコーソリューションズとタイムスタンプ利用における契約が必要）。また、国税庁が公開しているサンプルに沿った事務処理既定を作成して運用することでも対応は可能です。

ただし、他社から署名を依頼された注文書やメールで送信しただけの見積書等の証憑類も電子帳簿保存法の対象となります。したがってAcrobat Sign Solutionsのような電子サインサービスを導入しただけで電子帳簿保存法への対応が完成するわけではありません。

そこで活用したいのがAcrobat Sign Solutionsと連携したデータ保存ソリューションや業務プロセスに組み込んだ自動保存のようなシステム連携の機能です。

「Acrobat Sign Solutions」と連携する電子帳簿保存法対応ストレージサービスとしては、SRI社の文書管理システムBUNTAN（ブンタン）、オプティム社のAIを活用した契約書管理サービスOptim Contract、Sansan社の契約管理サービスContract Oneと自動連携が可能となっており、これらの仕組みの上で署名完了した契約書、関連文書などを保存すれば、自動で台帳を生成したり、電子帳簿保存法に対応した検索性を担保したりすることができます。

また、Acrobat Sign Solutionsは、マイクロソフト社の自動化プラットフォームPower Automateを組み込んでおり、追加ライセンス費用なく、SharePointなどと連携させた文書管理の仕組みを構築することも可能です。

kintoneやSalesforce、ServiceNow、intra-martなどの連携には個別のプラグインを用意しています。オンラインセミナー「アドビのデジタルドキュメントによる電子帳簿保存法への対応（リンク）」では、それらの具体的な活用方法も紹介しています。

対応は大変と感じているかもしれませんが、電子帳簿保存法の施行は、煩雑だった紙のプロセスを変革する大きなチャンスでもあります。アドビも、様々なソリューションで支援しています。お困りの際は、ぜひアドビ窓口までお問い合わせください。

-----------------------------------------------------------------------------------------------------
アドビのWebサイト内にはさまざまな動画やお役立ち資料をご用意していますので、是非ご覧ください。

アドビが開催しているセミナー情報はこちら。
チュートリアル動画はこちら。
ペーパーレス化や電子署名に関するお役立ち資料はこちら。

Adobe Acrobat Proがあれば、デスクトップアプリ、ウェブブラウザ、モバイルアプリを使って、どこからでも効率良く仕事をすることができます。

Adobe Acrobat Pro ７日間の無料体験はこちら。