業務プロセスの統合と対面への対応。電子署名の導入成果を最大化する方法

社会のデジタル化によって、私たちの暮らしは大きく変わっています。例えば、電子マネー。

スマートフォンをかざすだけで買い物ができる。財布からお金を取り出したり、おつりを受け取ったりする手間は不要。とても便利で、一度使い始めると、もう手放せません。

仕事上でも様々な変化が起こっています。電子マネーのように、多くの人が便利さを感じているのが電子署名です。本人確認や改ざんされていないことを証明するために行っていた紙文書への署名および押印が、電子文書と電子署名にリプレース。PC操作で簡単に行え、紙文書を回覧したり、郵送したりする手間が不要になりました。

しかし、みなさんが感じている便利さは、まだまだ序の口かもしれません。アドビのオンラインセミナー「これからの電子契約の活用!!　Microsoft Teams と Acrobat の連携で実現する効率的で安心な署名方法とは？」では、電子署名の導入メリットをさらに大きくする方法を紹介します。

署名・押印作業は業務のほんの一部

文書への署名が発生する代表的な業務「契約」を例に、業務プロセスを大まかに振り返ってみましょう。

顧客や取引先と契約を交わす必要が発生したら、最初に契約を作成します。作成した契約書は、法務部門や弁護士が法律の強行規定に反していないかなどをチェック。必要があれば事業部に修正や加筆の指摘を行います。レビューを終えた契約書は、決裁権を持つ管理者の回覧を経て、承認を受けます。

ここまでは社内のプロセス。契約業務は、まだ続きます。作成した契約書を相手に説明し、確認してもらいます。確認後、必要があれば、再び修正・加筆、法務部などのチェックを行います。そうして、契約内容に双方が合意したら、やっと署名・押印。その後、「各1通を保持」など契約書に定めた方法で契約書を保管します。更新が前提となっている契約の場合は、単に保管するだけでなく、契約期限も適切に管理しておく必要があります。

いかがですか。ざっと振り返っただけでも、これだけのプロセスがあります。電子署名によってデジタル化した署名・押印作業は、契約業務のほんの一部にすぎないのです。契約に至った営業活動まで含めるとなれば、関係する業務プロセスは、さらに拡大します。

アドビが、オンラインセミナー「これからの電子契約の活用!!　Microsoft Teams と Acrobat の連携で実現する効率的で安心な署名方法とは？」で提案するのは、この業務プロセス全体のデジタル化です。

対面とデジタル化を両立する連携ソリューション

まず有効活用したいのが「Adobe Acrobat」です。共有レビュー機能を使えば、オンラインで複数の人によるレビューや共同編集を効率的に行えます。また「Adobe Acrobat」上から契約書の承認依頼メールを送ったり、電子印鑑を押して承認したり、承認プロセスもサポートできます。紙を回覧してレビューや承認を行うよりもはるかに効率的です。

加えて「Adobe Acrobat」や電子サインサービス「Acrobat Sign」を包含したクラウドサービス「Adobe Document Cloud」なら、SFA（営業支援）や文書管理など、様々な業務を支えているクラウドサービスとの連携も強化しており、より幅広い業務プロセスを統合できます。

さらに注目してほしい連携ソリューションがあります。それがオンラインセミナー「これからの電子契約の活用!!　Microsoft Teams と Acrobat の連携で実現する効率的で安心な署名方法とは？」の目玉「Acrobat Sign for Microsoft Teams – with Live Sign」です。

紙の契約業務は、大きく郵送と対面の2つの種類があります。郵送をメールに、署名・押印を電子署名に置き換えれば比較的スムーズにデジタル化しやすい郵送での契約に比べて、「目の前で、その人が、間違いなく署名・押印した」ということを重視する対面での契約は、デジタル化が困難です。

その課題をクリアするのが「Acrobat Sign for Microsoft Teams – with Live Sign」です。この連携ソリューションを利用すれば、Microsoft Teamsでオンライン会議を行い、双方の顔を確認しながら、Acrobat Signによって電子署名を行うことが可能。つまりデジタル化と対面を両立できるのです。

オンラインセミナーでは、様々なケースを想定した活用シナリオや、実際にMicrosoft Teamsの画面を操作したデモを紹介します。すでに便利な電子署名が、もっと便利になるはずです。ぜひオンラインセミナーに参加してみてください。

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