「PDFを編集」機能を使いこなす！“アイコンクイズ”で徹底解説

こんにちは、フリーライターのヤマダユウス型です。

Acrobatの様々な便利機能を紹介しているAdobe Blogですが、今回は改めて、基本中の基本とも言える機能についてご紹介したいと思います！それは、Acrobatの「PDFの編集」機能です。

PDFデータを編集したいとき、どうしてる？

例えば、会社や学校で使っている様々な書面のPDFデータ。その一部だけを修正したい場合、皆さんなら次のうちどんな方法を選びますか？

●A…PDFとして出力されているデータの元データ（エクセルやワードなど）を探して編集する

●B…Acrobatで「PDFの編集」機能（無料おためし版では7日間利用可能、有償版は無制限）を使って編集する

どちらの方法を使っても内容の修正はできますが、言うまでもなく直接PDFを編集した方が素早く対応できますよね。「PDFは編集することができない」と思い込んでいる方、実はまだまだいらっしゃるのではないでしょうか。

例えばこんな書面を修正したいとき。やり方は簡単です。Acrobatのアプリを起動して、左上に見える「編集」という文字をクリックするだけ。もしくは左側に並ぶツールのうち「PDFを編集」を選んでもOKです。（※なお、本記事でのAcrobatはバージョン2024.002.20736を使用しています）

編集画面に入るとこのようにテキストが選択できる状態になるので、あとは直したい箇所を入力しなおせばOK。また、新しくテキストボックスを用意してそこに文字を入力したり、画像やHTMLリンクなどを配置することもできますよ。

ほかにも、テキストのハイライトや注釈機能も簡単。通常画面もしくは編集画面の状態で、ハイライトさせたいテキストをドラッグ選択してから右クリックし、ハイライトを選ぶだけ。注釈も同じように右クリックから選べばOKです。

このようにテキストの修正や編集が簡単にできるのが、Acrobatの魅力。仕事や勉強など生活の様々な場面に登場するPDF、こんな便利な機能は、もう使いまくるしかないですよね！

ところで、Acrobatの操作画面って、アイコンがいっぱいあるよね

さて「PDFの編集」のときに、ツールから選ぶ方法を紹介しましたが…

画面の左に並んでいるアイコンとテキスト、これがツールです。その種類は30個前後もあるんですけど、アイコンだけを見たとき、どれが何の機能かすぐにわかるでしょうか？例えばPDFを編集したいときは上から2個目のアイコンをクリックするのですが…。

例えば、こうしてテキストが隠れた状態でアイコンだけ見ると、どれがどの機能かわからないですよね。上から4つ目のペンのアイコンもテキストを修正するっぽいイメージがあるし、その下のアイコンも王道のPDFアイコンだから編集機能かもしれない…なんて勘違いもしてしまいそう。どのアイコンが何の機能を持ってるか分かっていれば、もっと視覚的・感覚的にAcrobatを使いこなせそう。

というわけで、こんなクイズを用意しました。どどん。

PDFを編集したいときに選ぶべきアイコンは、A、B、Cのうちどれでしょうか？　ついさっき見たから、これはもう答えはわかりますよね？

一番右、Cのアイコンが正解！　Aのアイコンは「PDFの書き出し」、Bのアイコンは「入力と署名」を示しています。編集＝書き込み＝ペン、みたいな連想をすると、Bのアイコンを選びそうになりますね。

というわけで、PDFを編集したいときはCのアイコンを選べばOKですが、記事冒頭のようにツールバーの「編集」を選んでも同じことができます。そして他にも方法が。

メニューバーから表示→表示切り替え→ツールバーをカスタマイズとすすむと、ツールバーにPDFを編集するボタンを配置することもできます。編集へたどり着くための導線は色んな場所に用意できるので、ご自身やチームにとって使いやすいようカスタムしてみるのもオススメです。

また、Web版のAcrobatは画面上部とツール一覧のなかに編集機能が用意されています。これもどちらをクリックしてもPDFを編集できるため、使いやすい方を選んでみてください。

アイコンクイズ、マニアック編！

基本機能であるPDFの編集について紹介してきましたが、他のツールのアイコンも見ていきましょう。例えば、PDFをメールに添付して送りたいけれど、容量が大きすぎて添付できないケースを考えます。こんなときはPDFの圧縮機能を使うと便利ですが、ここで問題。ででん。

PDFの容量を圧縮したいときに選ぶべきアイコンはA、B、Cのどれでしょう？

どれも似たような赤色のPDFアイコンですが、微妙にデザインが異なりますね。さぁ、PDFの容量を小さくしたい場合、どれを選ぶべきなのか。

正解は……！

真ん中、Bのアイコンです！　ちなみにAのアイコンは「PDFの作成」、Cのアイコンは「PDFに変換」を表しています。今回はかなり似た者同士のクイズでしたね。

PDFの圧縮も導線が複数あり、ファイルメニュー→PDFを圧縮と進んでも同じことができます。アイコンで覚えるのが難しければ、メニューの位置で覚えてしまうのもアリ。

それでは最後に、上級者向けのクイズを用意しました。ラストの問題はこの二択です！

コメントを依頼したいときに選ぶアイコンは、AとBのどちらでしょう？

PDFデータを複数人で共有し、コメントを入れることができるコメントの依頼機能。チームで企画書を共有すれば同時並行で修正ができるのでとっても便利なのですが、同じような黄色アイコンは2つ存在します。どちらがコメント依頼のアイコンか、わかりますか？

最後の二択問題。その正解は…………！

左側、Aのアイコンでした！　Bのアイコンは「コメントを追加する」というもので、どちらもコメントに関わる機能だから似ているんですね。これはなかなか難しかったのでは？

これらのコメントに関する機能も、ツール以外の導線が用意されています。コメント依頼は画面右上の共有ボタンで同じことが、コメント追加はその右下に見える吹き出しボタンを選ぶと同じことが可能です。個人的に、コメントに関する機能はアイコンよりもこちらのボタンの方が使いやすいかな。

アイコンを覚えて、PDFの編集をより活用してみよう！

PDFを編集するアイコン、あるいはツールバーの編集ボタンを選べば、テキスト修正や画像配置といった編集機能が使えるようになります。今回はまずこれを覚えていってください！

Acrobatには多数のアイコンや機能があり、パッと見の操作画面が複雑に見えるかもしれません。ですが「どのアイコンがどの機能を持っているか」がわかると、その機能にたどり着くための導線が、画面の中で豊富に用意されていることがわかります。

編集をはじめ、様々なアイコンを使いこなして、便利で快適なAcrobat生活を過ごしてみてください。色々と使っていくうちに「こんな便利機能があったんだ…！」と、自分なりの発見があるかも？