PR・IR・Web担当者なら知っておきたい！Webに掲載するPDFの適切な設定方法

保護がかけられていないIR資料が悪意のあるかたちで改ざんされ、SNSで誤情報が拡散されるといった懸念についてはご存知でしょうか？

アドビの担当者は今回、ランダムに約20社の企業を抽出し、そのホームページからPRやIR、マーケティング関連の資料をダウンロードしてみました。いずれもフォーマットはPDFです。すると、大多数の企業のPDFにはパスワードによる保護がかかっていなかったり、アクセシビリティ対応がされていなかったりしていました。

多くの企業がWebで公開する文書のフォーマットにPDFを選んでいますが、「Webに公開するPDFの最適な設定」については、意外に知られていません。そこで、アドビは社外に向けた情報発信が仕事の中心であるPRやIRなどのマーケティング、そしてWebの担当者を中心としたWebに関連するビジネスパーソン向けにオンラインセミナー「意外と知らない？IR資料などのPDFの正しいWeb掲載方法」を実施。前述したセキュリティリスクへの対応だけでなく、情報発信の質を高めるためのテクニックを紹介しました。

公開前にはプロパティをチェック

オンラインセミナーの一部を簡単に紹介しましょう。

共有・公開する際は、内容を適切に保護し、悪用や情報漏洩を防止すること。これがPDFをWebに掲載する上での基本です。内容に機密情報が含まれる場合はなおさらです。

Adobe Acrobatは、そのための様々な機能を用意しています。例えば、Adobe Acrobat Proの「墨消し」は、公開するPDF文書の選択したコンテンツだけを恒久的に削除することができます。単に黒く塗りつぶしているだけではないため、どんな操作を行っても復旧して盗み見ることはできません。

また、盲点になりやすいのが非表示情報への対応です。手元にすぐに開けるPDFがあったらぜひ「文書のプロパティ」を確認してみてください。概要の「作成者」には、何と書いてありますか。個人情報が記載されていたという人がいたら要注意。もし、それが公開文書で、そのことに気付かないまま公開してしまったら……。中には個人名だけでなく、メールアドレスまで公開してしまった事例もあります。

さらに、その下には「作成日」「更新日」とならんで「アプリケーション」の項目があるはずです。アプリケーションやバージョンの種類によっては、攻撃者に攻撃に悪用可能な脆弱性の存在を知られることになってしまいます。公開したPDFをきっかけに、攻撃を受け、被害が顧客や取引先にまで及んでしまった……なんてことになったら、目も当てられません。PDFをWebに掲載する際は、文書のプロパティから必要のない情報を削除する必要があるのです。

埋め込んだ動画はオフオフラインでも再生可能

すこし怖い話が続きましたが、オンラインセミナー「意外と知らない？IR資料などのPDFの正しいWeb掲載方法」では、公開情報の質を高める「前向き」な使いこなし術も紹介しています。

中でも、とても簡単な上、すぐに効果が期待できるのが、PDFのリッチ化です。ぜひ覚えておいてください。Adobe Acrobatを使えば、動画や3Dデータ（※）などをPDFに埋め込むことができます。しかもPDFに埋め込んだ動画は、オフラインの環境でも再生できます。

この方法を知っておけば、新しいCMの放送開始を投資家に向けて発表するといった場面で、動画はYouTubeにアップし、公開文書には再生用のリンクを書いておくなど、複数のメディアを使い分ける必要がなくなります。当然、動画を見てもらえる確率はぐっと高まります。

※変換には有償のプラグインが必要。

ポイントを知っておくだけで、公開する情報、ひいてはコミュニケーションの質を高められる上、リスクも抑止できる。オンラインセミナー「意外と知らない？IR資料などのPDFの正しいWeb掲載方法」をぜひご視聴ください。

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