人口や税収の減少にどう立ち向かう？今すぐできる官公庁DXとは

IoT（Internet of Things）などを駆使して、販売した機器をリモートから監視し、迅速なトラブル対応などを実現している製造業。省人・無人店舗など、オペレーションを見直して過疎地域でも店舗を営業できるようにし、買い物弱者への対応を目指している小売業。AIによる配送ルートの最適化などで、さらに深刻化するドライバー不足を克服しようとしている物流業など、多くの分野でデジタル技術による課題解決が進んでいます。

人口減少と高齢化という日本が抱える大きな課題に立ち向かわなければならない中央省庁、地方自治体、特別行政法人などの官公庁も例外ではありません。例えば、地方行政では、すでに税収の減少、職員不足が始まっており、早急な解決が求められています。

そこでアドビは、官公庁の職員様にデジタル活用方法を紹介するオンラインセミナー「マイクロソフトとアドビで実現する新しい官公庁DXとは」を公開しています。

既存資産を活かして効果的・効率的にDX

どれも必要なサービス──。民間企業とは違い、官公庁は極端な事業の再編成や統廃合が難しい環境にあります。そうした中、限られた予算と人手で様々な公共サービスを維持し続けるには、デジタル技術による効率化が不可欠です。特に検討したいのが、すでに導入している既存資産の導入効果をさらに高められるようなデジタル活用です。それなら新規投資を最小限に抑えながら、職員様の負担を軽減できます。

すでに多くの官公庁に導入されているマイクロソフトとアドビのソリューションは、その有力な候補となります。両社は戦略的パートナーシップを締結しており、マイクロソフトソリューションの裏側でアドビのソリューションを稼働させるといった連携を実現。これらの連携機能を活用すれば、特別なシステムインテグレーションを行わずとも即座に業務をデジタル化し、効果的かつ効率的に官公庁DXを推進できます。

シームレスな連携で契約業務をデジタル化

オンラインセミナー「マイクロソフトとアドビで実現する新しい官公庁DXとは」で紹介している便利な機能をいくつか紹介しましょう。

まずMicrosoft 365とAdobe Acrobatの連携です。WordやPowerPoint、Excel、Outlookは、標準的にPDF作成機能を備えていますが、Adobe Acrobatと連携させてワンボタン操作でAdobe AcrobatによるPDF作成を行うこともできます。

Adobe Acrobatは、様々なファイルを国際規格（ISO32000）に準拠したPDFに変換します。ISOが定義した作成および閲覧要件に準拠していることが評価され、社会全体で進む文書の電子化においても重要な役割を果たしています。公的な文書を扱うことが多い官公庁なら、Microsoft 365とAdobe AcrobatによるPDF作成機能を使わない手はありません。実際、デジタル庁もアクセシビリティの高いPDF作成ツールとしてAdobe Acrobat Proを推奨しています。

Microsoft Teamsとアドビソリューションの連携もあります。Adobe Acrobatと連携させれば、Teamsの画面から直接Adobe Acrobatによる閲覧や複数人によるオンラインレビューを開始できます。

また、Adobe Acrobat Signとの連携では、Microsoft Teamsの承認アプリから署名依頼を送ったり、Teams会議の中で対面の相手に署名を依頼したりすることが可能です。非対面ではあっても、相手の顔を見ながら会話し、必要な署名も行える。窓口業務や調達・入札のおける契約業務の変革に有効だと注目されています。

さらにMicrosoft TeamsとAdobe Acrobat、Adobe Acrobat Signの連携を利用すれば、契約書の作成、レビューと修正、承認、契約相手への確認、署名、契約書の保管という契約業務のプロセス全体をカバーすることが可能。紙文書の回覧、郵送、保管というアナログな業務を一気にデジタル化できます。デジタル庁が示す「デジタル社会の実現に向けた重点計画」は、理念・原則として「国の行政手続きのオンライン化の3原則」を提示しており、原則の1つに「コネクテッド・ワンストップ」を上げています。シームレスな連携を前提とするこの活用法は、まさにうってつけと言えるのではないでしょうか。

オンラインセミナー「マイクロソフトとアドビで実現する新しい官公庁DXとは」では、これらマイクロソフトとアドビのソリューションに連携機能に加えて、アドビソリューションの官公庁における実績や事例も紹介しています。ぜひ官公庁DXの参考にしてください。

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