契約書作成から保管までを簡単自動化 電帳法を契機とする業務改善のススメ
2024年1月より完全義務化された改正電子帳簿保存法。今後、電子取引された国税関係の帳簿や書類は、電子データでの保存が義務付けられます。対象となる事業者は、紙で運用してきた業務プロセスをデジタル化しなければなりません。
アドビも、度々、ブログに記事をアップしたり、オンラインセミナーを公開したりして、対応のポイント、アドビのソリューションでできることなどを紹介してきましたが、この記事では、まだ対応が完了していないという担当者様と一緒に、もう一度、改正電子帳簿保存法への対応をおさらいしたいと思います。
電帳法対応を前向きに捉えてみよう
そもそも、改正電子帳簿保存法って、何をしなければいけないの？という人は、ぜひアドビのオンラインセミナー「AcrobatだけでOK！ すぐに始められる電子取引の電帳法対応」を確認してみてください。過去に公開した2つのオンラインセミナーも含めて、改正電子帳簿保存法の概要を解説しています。
過去電帳法基礎セミナー：「宥恕期間終了！！アドビのデジタルドキュメントによる電子帳簿保存法への対応」
過去電帳法対応セミナー：「【宥恕期間終了】アドビとマイクロソフトで実現する電子帳簿保存法への対応」
内容は理解しているけど、まだ宥恕があるでしょ？と思っている方は、少し注意が必要です。宥恕期間は2024年1月1日で終了しています。また、宥恕がないことも知っているけれど、重い腰が上がらないという人は、ぜひ対応によって得られるメリットについて考えましょう。
取引先やお客様と商談を重ね、契約が決定。契約条件を入力すると、システムが自動的に契約書を作成して先方に送信。先方での確認、署名などを終え、契約書が返ってきたら、改正電子帳簿保存法が求める保存要件に対応した形でシステムに自動的に保管される──。
例えば、現在、紙で運用している契約業務のデジタル化を進めれば、ここまで業務の自動化を図ることもできます。一足飛びに実現するのは、ちょっと難しいかもしれませんが、段階的に取り組めば、実はそこまで遠い道のりではありません。アドビも、そのためのソリューションを提供しています。以前、別のブログ記事でも提案したように改正電子帳簿保存法の義務化を業務改善の好機と捉え、前向きに取り組んではどうでしょうか。
Acrobatだけで簡単に業務を効率化、電帳法対応へ
では、アドビのオンラインセミナー「AcrobatだけでOK！ すぐに始められる電子取引の電帳法対応」で取り上げているアドビソリューションの活用法を少し紹介します。
いままではアドビの電子サインに特化したサービス「Acrobat Sign」が、電子帳簿保存法への対応に利用できました。しかし、「Acrobat Standard」「Acrobat Pro」のブラウザ版およびデスクトップアプリが機能アップデートされた結果、契約書の検索機能を利用できるようになり、「Acrobat Standard」「Acrobat Pro」でも電子帳簿保存法に対応できるようになりました。
なお、電子帳簿保存法に準拠するには、要件に則った運用が必要です。電子帳簿保存法についての詳細情報はこちらをご覧ください｡
[応用編]ワークフローの自動化
「Acrobat Pro/Acrobat Standard」の電子サイン機能を使って、契約業務の電子化に成功したら、次は、ワークフローの自動化にぜひチャレンジしましょう。実は、そのためのテンプレートがすでに用意されています。
具体的には、アプリケーション開発サービス「Power Apps」、RPAツール「Power Automate」という2つのマイクロソフトのソリューションと「Acrobat Sign」を連携させます。これにより、取引先名など契約の基本情報を入力すれば、自動的に契約書を作成し、署名依頼を先方に送信。署名完了後には、その契約書をクラウドストレージに自動保存するという契約業務の自動化を実現できます。
オンラインセミナー「AcrobatだけでOK！ すぐに始められる電子取引の電帳法対応」を見て、ぜひ改正電子帳簿保存法への対応を契機とした業務改善に役立ててください。
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