真夏の怖い話…オフィスに潜む「非効率」の地縛霊を除霊せよ！

みなさん、こんにちは。ライターのヤマダユウス型です。残暑の続くこの頃ですが、そんなときに聞きたくなるものといえばやっぱり怖〜〜い話！というわけで、今日はオフィスで本当にあった怖い話をお届けしたいと思います。お届けするのは「真夏のPDF怪談」！これからするお話は全て「実話」です…。

オフィスで事務職として働いているAさん。ある日、上司から送られてきたPDFの書類データを確認してみると、書類の中に間違いを発見したんだそうです。

その旨を上司に伝えつつ、AさんはAcrobatの「PDFを編集」機能を使って、送られてきたPDFを直接修正していました。

※Acrobatではグローバルメニューバーの「編集」から自由にテキストや画像を編集できるんです！有償ライセンスであれば、スキャンした文書も自動的にOCR処理を実施して編集可能になります。

しかし、しばらくすると上司から１通のメールが。メールが届いた瞬間、Aさんは嫌な予感がしたそうです。そのメールにはWordファイルが添付されていたのです。

そして、こんな一言がメールに添えられていました…。

「PDFは編集できないから、PDF化する前の元ファイルを送りますね！」

そう、Aさんの上司はいまだに「PDFは編集できない」と思い込んでいたのです。AcrobatならPDFデータを直接編集できるのに…。そう思いながら、Aさんはそっとメールを閉じたのだそうです。

もちろん普段からAcrobatを活用しているAさんは、サクサクと直接編集で修正を終わらせ、書類を上司に送り返したということです。いつかAさんの上司も「PDFは編集できる」ということに気づく日が来るのでしょうか…。

とある大手の老舗企業で働いているBさん。安定的な経営を続けている会社で、順風満帆な生活を送っていたそうです。しかしBさんが務める会社は、老舗である以上仕方ないことかもしれませんが、やや社風が古いところがあったそう。その一つが、社内に色濃く残る「紙重視」の姿勢でした。

たとえば捺印や署名をもらう必要がある発注書や契約書は、いちいち紙で印刷して回覧したり、確認したり。「エコじゃないなあ…」と内心思っていたBさん。あるとき申請書類をPDFにして、上司に送付をしてみたのだそうです。

Acrobatなら、例えば「スタンプ」機能を使用すれば、無料で電子ハンコを作成できるし、その場での捺印も簡単。署名の場合だって、Acrobat Signで対応ができます。印刷も要らないからエコだし、作業効率も高まるはず。これを機に会社の体制も少し改まるのでは…なんて期待もしていたそう。

…しかし、Bさんは見てしまったのです。

PDFを受け取った上司がそのデータをプリントアウトして、紙の状態にしてからハンコを押し、再びスキャンしている様子を…！「ハンコを押したいなら電子ハンコを使えばいいのに。どうして！？」と、Bさんは戦慄したそうです。

こちらは電子ハンコより、より法的な有効性が担保されているAcrobat Sign。電子サインとデジタル署名に対応しています。メールでやり取りできるから24時間いつでも対応可能です。

PDFをプリント→捺印→スキャンという手間暇も、Acrobatがあればすべて不要だし、無料でお試しできるのに…。上司の非効率な仕事姿を見て、ほんのり転職も考えるようになったBさん。ちなみにこの上司は今でも社内でハンコを持ち歩いているそうです…。

都内のとあるイベント会社で働いているCさん。イベントのスケジュール表や資料の作成などを担当していますが、イベントというのは開催までに細かな修正が入るのが日常茶飯事。そのため、スピーディーかつ正確な対応が求められます。

あるイベントで、Cさんは久しぶりに先輩と一緒にチームを組んで仕事をすることになりました。二人で迅速に資料を作っていきますが、Cさんはある違和感を覚えたそうです。

「先輩、いつも修正指示をメールで送ってくるけどどうしてだろう。もしかして、Acrobatの共有やコメントの機能を知らない！？」

そう、この先輩はPDFに対する修正指示を、わざわざメールに箇条書きにして送ってくるタイプだったのです。そんなやり方だと修正漏れが起きるかもしれないし、毎回メールの内容と突き合わせながら確認するから時間だってかかります。

Cさんは普段、複数人で資料を作っていたのですが、その際はAcrobatでPDF共有やコメント機能を活用していたそう。先輩はその機能を知らなかったのです。誰か早く、先輩に教えてあげて…！と思ったものの、やはり社歴の長い方に指摘をするのは勇気がいるもの。その先輩からはいまだに、丁寧な修正依頼メールが届くそうです…。

※Acrobatの「コメントの追加」を使えば、PDFに直接コメントを配置できます。コメントはスレッド式にやりとりが可能で、メンションで特定の人に向けて発信することも可能。別メールに修正指示をまとめるよりも圧倒的に見やすいですし、より具体的な指示を書き込むことができますよ。

“オフィス”怖い話は、あなたの周りにもあるかもしれない

今回は3つの、オフィスで本当にあった怖い話を紹介しました。しかし、これはまだほんの一端に過ぎないでしょう。きっと世の中には数え切れないほどの怪談がまだまだ潜んでいるはず…。

非効率な作業を、面倒と思いながらも続ける様子からはまさに恐怖しか感じませんよね。皆さんの身の回りにも、こんな体験をした人がいるのでは？そうならないためにも、Acrobatを使って仕事環境の効率化はぜひ積極的に！そうしないと、次に怪談の主人公になるのはあなたかも…！？