2024年10月から郵便料金が値上げ！この機会にAcrobatでペーパーレス化はじめませんか？
皆さんこんにちは、ライターのヤマダユウス型です。2024年もあと2ヶ月程度ですが、このタイミングで世の中は大きな変化を迎えたことをご存じでしょうか……！
それが、郵便料金の値上げ です。
2024年10月1日から、郵便料金は最大 30％の値上げが実施されました。30%値上げといえば、例えば今まで100円だったものが130円になるということ。これはかなり大きな変化です。
企業や個人事業主の方の中には、業務のデジタル化が進んだ現在も請求書などの証憑類やDMの送付に「郵送」を利用している方もいると思います。しかし、ただでさえ物価高騰が厳しい時代。コストカットできる部分があるなら実践していきたくないですか？
そこで提案したいのが、「Adobe Acrobat（以後、Acrobat）」 を使ったペーパーレス化。この機会に、請求書もDMもデジタルに置き換えてみてはいかがでしょうか。
「従来の慣れている方法からデジタルに移行するのって、ハードル高くない？」と心配している方もご安心を。想像よりも簡単に、そして郵送よりコストも時間も節約できますよ！
Acrobatなら郵便料金はゼロ！環境負荷もゼロ！
改めて郵便料金の値上げについて振り返ってみましょう。2024年10月1日以降、郵便料金は以下のように変更されました。
出典：郵便局HP（https://www.post.japanpost.jp/service/2024fee_change/index.html）をもとに作成
定形郵便は重量制限が統一され、50gにつき110円に。通常はがきは85円に。レターパックはライトが430円、プラスが600円という具合です。特に定形郵便の25g、および通常はがきについては値上げ率が30％を超えており、割合だけみるとかなり大きい変化といえますね。
ここで簡単に計算をしてみましょう。毎月定形郵便を18通出す場合、値上げ前であれば84円×18通で1,512円かかることになります。これを値上げ後の金額で計算すると、110円×18通で 1,980円に。
一方で、Acrobatの有料プランであるAcrobat Standardの場合は月額1,518円（税込）。Acrobat Standardより高度なPDFの編集や細かい設定、電子サイン機能が付いているAcrobat Proの場合でも月額 1,980 円（税込）です。
ということは、あえて極端な言い方をすると、毎月18通以上定形郵便を利用している人は、郵送よりもAcrobatの有料プランに切り替えたほうが節約できるということです。Acrobatがあれば普段から役に立つPDF作成やPDFのテキストや画像の編集といった基本機能が使えます。
郵便料金の値上げをきっかけに今まで郵送していた書類をデジタルに置き換えることで、さらにAcrobatのお得感を感じられるのではないでしょうか。また、封筒代や印刷のインク代も削減できるのでコスト面だけでなく環境負荷軽減にも。これぞ、ペーパーレス化の恩恵ですね。
Acrobat なら単純業務の手間もカット！業務にゆとりが生まれる
今度は金額面ではなく、実作業面で郵送とAcrobatを比べてみましょう。
郵送の場合、まずは書類の印刷が必要です。それから封筒を用意し、宛名を書く。切手を貼って、投函して、相手によっては書類が届いたかどうかの確認もしなくてはなりません。さらに契約書など、署名・捺印の上返送をしてもらう必要があるケースでは、先方の作業負担は避けられませんよね。
一方でAcrobatを利用する場合、書類の印刷は不要。必要なデータを先方のメールアドレス宛に送付するだけで完了です。確認が必要な内容であれば電子署名欄を配置することもできるし、データが届いたかどうかを確認するためのリマインドを設定することもできます。Acrobat なら PDF を直接修正することもできるので、内容に不備があった場合も Acrobat 上で修正するだけでOK。紙の書類を扱っていて不備が見つかった時の「また Word で書類を修正するところからやり直しか〜〜」というあの落胆を経験しなくて済むのです。
さらにAcrobat Proの場合、NDAや覚書など複数の関係者と同一内容のやり取りをするケースでも、オンライン上で1対1の契約を同時に複数の関係者と取り交わすことができるので時間もコストも削減できます。
また、内容を確認する先方の負担軽減にも繋がります。Acrobat上で書類を送信したら、先方には署名依頼メールが届くので、メールに記載された URL からブラウザー上で必要書類に署名の手続きをしてもらうだけ。郵送書類だと「ちょっと時間がなくて……」と後回しにしがちなあの人も、デジタルで完結するならメールを確認する要領でパッと返してくれそうじゃないですか？先方の返送を待つしかない郵送よりも、待ち時間の短縮・ひいては業務効率化が期待できる のです。
これだけの手順を圧縮できるのが、Acrobatの強み。特に小規模事業者の場合は送付書類の用意だけで1日の多くの時間を費やしてしまうこともあるはず。ペーパーレス化をすれば、紙もマンパワーも節約できちゃうのです。
「そう言われても、Acrobatってよくわからないし……」という方もご安心ください。一般的に書類や請求書の作成はOfficeソフトで行う方が多いと思いますが、AcrobatならWordやExcelといった文書・ファイル形式を、簡単にPDFに変換できるので難しい作業も必要ありません。PDFにしたらあとは、先述の通りAcrobat上で電子署名の設定や送信をするだけです！
また、Acrobatはデジタルの強みを活かした便利機能も充実しています。フォーム（入力欄）を配置した書類の作成や、送信してから日数が過ぎると自動的に相手にお知らせが届くリマインド機能、スマホからの書類確認などなど。使いこなせばこなすほど、普段の業務が快適になること間違いなし！
今こそペーパーレス化のチャンスじゃない？
昨今は世界中でペーパーレス化の流れが来ていますが、郵便料金の値上げというこのタイミングは良い機会といえるでしょう。毎月の郵送数が増えれば増えるほど経費はかかってしまいますが、Acrobatは月額制だから経費が増えることもなし。
Acrobatは7日間の無料お試し期間が用意されています（Acrobat Pro を無料で試せて、いつでもキャンセル可能）。「郵便料金、思ったよりかかるなぁ…」と悩んでいる方は、ぜひAcrobatを試してみてください！