【官公庁様向け】行政サービスに活かすアドビのPDFテクノロジー

現在、日本の民間企業では、コロナ渦を経てリモートワークが浸透し、DX推進の専門部署が設立されるなど、業務のデジタル化が急速に進んできております。

行政機関においてもデジタル庁の設立、各自治体におけるデジタル化推進等がニュースになっておりますが、まだ対面や紙と印鑑を使用した申請といった業務が多く残っています。

紙をデジタル化する際に外部へ提供や公開を行うことを考慮すると、PDFファイルの形式にすることが容易に想定されますが、PDF内のデータの再利用や、

行政機関発行文書であることの証明性、発行時点からの非改ざん性等の証明等の利用用途に沿ったPDFファイルを作成する必要があり、かつ手作業を極力なくした自動化も必要となります。

PDFを開発したアドビでは、単純にWord文書をPDFへ変換したりPDFを編集するだけでなく、様々な利用用途に沿ったPDFを作成する仕組みの提供や自動化のソリューションを提供しております。

本稿では、行政機関におけるPDFの要望に沿ったアドビのPDFのドキュメントソリューションをご紹介いたします。

是非とも最後までお読みいただけますと幸いです。

行政発行文書へのセキュリティ

行政機関が発行するドキュメントでは、押印や割り印を行い首長や省庁、自治体が発行し、信頼性が確保されたドキュメントである必要があります。

これをデジタル化するには、見読性確保の観点からPDFを使用するだけでなく、様々な真実性の確保の処理を施す必要があります。

業務の種類によっては、GPKI（政府認証基盤）やLPGKI（地方公共団体情報システム機構）の証明書をPDFへ署名することで、ドキュメントの発行者証明を行うケースも多いのですが、PDFへの電子署名の方法はISOで定義された2種類の方法があり、署名者が承認（合意）を行ったことを証明する方法と署名後にPDFは一切の改ざんされていないことを証明するための方法を理解した上で電子署名を利用する必要があります。

処分通知の電子化

処分通知とは、自治体などの行政機関において、行政手続きの一環として、個人の権利や義務に直接影響を及ぼすような決定がなされた際に、その内容を当事者や該当企業などへ知らせるためのものです。

実際の処分通知の電子化の検討では、許認可幼稚園や保育園の入園通知、難病指定病院の認定、補助金の決定などがあり、自治体だけでなく、中央省庁においても、管轄業界への業務の企業への認可などのような業務も該当いたします。

上記の表の処分通知における特徴を踏まえ、電子化を検討する際に可視性や見読性を踏まえてPDFファイルにすることが最も適切かと思われますが、詐欺や犯罪への利用も考慮して、発行元の証明や非改ざんの証明性を持った電子文書にする必要があり、単純にPDFにして交付すればよいといったものではありません。

アドビでは、発行元の証明のためのPDFにおけるGPKIやLGPKIの行政発行証明書の利用や、非改ざんの証明をPDFに埋め込む方法、業務フローの見直しにおける自動化等について、AcrobatやAcrobat Sign Acrobat Service APIを活用した提案を複数実施しております。

管轄企業・住民からの申請業務

行政機関では、住民、管轄地域の企業や、管轄業界の企業などからの多くの申請業務が存在します。

既にシステム化が進んでいる業務もありますが、既存の申請システムへの業務の追加となると、申請用のWebページの作成等で時間がかかることやコスト増の課題が存在することや、申請フォームのちょっとした変更もシステムベンダーへの依頼への依頼により時間やコストがかかってしまうこともあるようです。

Adobe PDFテクノロジーによる申請業務への対応

アドビでは、Acrobat ProやAcrobat Signにて、Webフォーム機能が提供されており、既存の申請フォームのExcelやWord、PDF、イメージファイルなどを読み込み、PCだけでなくスマートフォンでも表示が行えるWebの申請フォームを簡単に作成してInternet上で公開することが簡単に行え、入力したメールアドレスへの自動確認や、本人確認のための写真や書類の添付を行うことも可能です。

特にAcrobat ProのWebフォーム機能では、申請数における課金ではないため、非常にコストメリットに優れ、アドビのクラウド環境からのフォーム公開となるため、セキュリティなどの考慮も安心です。

Adobe Acrobat Pro / Acrobat Signで作成した申請フォーム例

公開ドキュメントに関するアクセシビリティ対応

現在日本では障害者の方々がより暮らしやすい社会を実現するために、障害者差別解消法とバリアフリー法という2つの重要な法律があります。

特に2024年4月1日より、障害者差別解消法において、合理的配慮の提供が義務化されており、Webサイトへの表示だけでなく、公開するPDFドキュメントに対してもアクセシビリティの配慮が必要となります。

Acrobatでは、アクセシビリティへの対応機能を実装しており、自動でタグ付けを行うことが可能ですが、自動のタグ付けは限界があり、Acrobat Proで提供されているアクセシビリティ規格への準拠のチェック機能をご利用いただくことをお勧めしています。

また、大量のPDFへ自動でタグ付けを行う一括処理やWebサイトへ登録されている複数のPDFのアクセシビリティの準拠チェックを自動で行うといったご要望に対応するために、Acrobat Service APIというクラウドサービスにて、一括処理を作成するといったことが可能です。

今後の日本版e-シールへの対応

2012年11月時点で、総務省で企画検討されている日本版e-シールは2024年末から2025年初頭に規格が固まると予想されます。

電子証明書が個人を証明するための実印にたとえられますが、e-シールは、組織を証明するための角印の様な位置づけとなり、組織が発行する文書の真正性を担保し、業務効率化とコンプライアンスの両立を実現する重要な役割を果たします。特に官公庁や企業における大量の文書処理において、従来の角印による承認プロセスをデジタル化することで、文書の改ざん防止と処理時間の短縮を同時に達成できます。

e-シールはすでに欧州では実用化されており、アドビでは、e-シールを自動でつけるクラウドサービス e-Seal APIや、電子サインサービスAcrobat Signにて、署名時のeシールの自動付与を行う機能が実装されており、日本版e-シールの規格が固まり次第、すぐに利用が可能な環境を提供しています。

参考：組織が発行するデータの信頼性を確保する制度（eシール）の検討の方向性について

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