フリーランス新法への対応は大丈夫？取引方法を見直すなら“管理の簡略化”かつ“トラブル防止”が叶うAcrobatで！

こんにちは、ライターの小暮です。僕はフリーライター、すなわちフリーランスの文筆業なのですが、そんな僕にも大きく関わってくる法律が施行されたのってご存知ですか？

そう、2024年11月1日より「フリーランス新法（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）」が施行 されたのです。

これはフリーランスの方が安心して働ける環境整備を目的とした法律ですが、関係があるのはフリーランスの方たちだけではありません。例えば、普段からフリーランスの方への発注業務が多い仕事をしている方たち もそう。

なぜなら、この法律は 主に発注者側に「取引条件を文面で明示すること」「報酬支払期日を設定・期日内の支払うこと」などを義務付けるものだからです。しかし、法律は施行されたばかり。「取引や契約はどうするべき？」「自分の会社は法令違反になっていないよね？」といった疑問や不安を抱いている方や企業も多いのではないでしょうか。

そこで今回は施行前からこの問題に悩み、施行をきっかけに整備を進めたという、ある人物にお話を伺いました。数名の従業員を抱える会社を営み、フリーランスの方への発注業務が多い彼、そうですね……ここでは仮に「Aさん」としましょうか。

かくいうAさんもこれまでは、

「仕事依頼はつい口約束で済ませてしまうことが多く、契約もなあなあで済ませていた」

「支払い期日をしっかり伝えておらず、（予定の期日前に）催促されてしまうこともあった」

など、ビジネスパートナーとのやり取りではトラブルも起きていたようです。

とはいえもともと多忙なAさん。なるべく業務量を増やさずに、取引や契約方法・手順の見直し、運用化を進めることはできたのでしょうか。ここからはAさんが実際に行った内容に沿って、紹介していきたいと思います。

まずは取引方法と手順を見直しました

手始めにAさんが取り組んだのが、口約束ではなく書面を用いた取引方法と手順の見直しでした。

フリーランス新法では 「書面などによる取引条件の明示」 が義務付けられています。さらに、フリーランスに対して業務委託をした場合、直ちに書面または電磁的方法（メール、SNSのメッセージ等）で取引条件を明示する義務があります。今までのAさんのように口頭で依頼するのはNGとなったわけですね。

そこでAさんは、給付の内容や業務委託を行った日、報酬額、支払期日といった合計9つの項目を書き出し、取引条件をメールで明示できるようまとめることにしたようです。

Aさん：付き合いの場では会話の流れで仕事の依頼をすることもありますが、発注が決まった時点で速やかに先方へ取引条件を明示し同意を取ることをチームの業務フローとして義務付けました。先方にとっても、納品月や支払いの期日が事前に分かったほうが安心できますよね。

しかし、メールでの運用をはじめたところで早くも課題が出てきてしまったそう。

Aさん：メールなら着手しやすいだろうと思ったのですが、取引条件を記載したメールが他のメールに埋もれてしまったのか返信がないことが多々あり、返信を催促しなければならないことがありました。さらには「紛失したので再度送ってほしい」などと言われることもあって、かえって手間が増えることになってしまいまして……。

これらの理由からメールでの通達は頓挫に。そこで代替案として検討されたのが、契約書での締結 でした。一度は「業務上の手間がかかりそう」という理由で避けていた書面での契約ですが、取引内容の管理・記録のしやすさや、法的根拠のある契約書なら双方のトラブル防止にもなる、といった点から「書面で契約するのが安心」という結論に至ったようです。

契約書の作成、そして書面を…PDF化？

書面で契約を行うと決まってからは作業は加速。

Webサイト等で提供されている契約書のテンプレートを活用しながら、事前にまとめていた取引内容を明記した契約書をWordで作成。その後、契約書はAcrobatでPDFに変換し管理を進めていったようです。話を聞いていた私は「なぜわざわざPDFに？」と疑問に思い理由を尋ねてみると、納得の答えが返ってきました。

Aさん：Wordのままでもいいかなと思ったのですが、私の会社では法務の機能をアウトソースしているのでリーガルチェック時に担当者とのやり取りがしやすく、バージョンやOSに左右されないPDFがイチバンだろうとなりました。契約書類なので安全に、確実に……ですね。

なるほど、たしかにPDFであれば、作業環境に左右されません。また、Acrobatがあれば、文書の共有やメモ、注釈を加えることも可能。担当者からの提案や修正点もスムーズにチェックできます。さらに言えば、PDFを直接編集することも可能です（Acrobat 有償版機能）。軽微な修正であればAcrobat上で速やかに修正できるのは、忙しい彼にとって最適解だったのでしょう。

仕事は丁寧に、でも「電子サイン」で余計な手間をかけない

Aさん：Acrobatを選んだのは、もうひとつ理由があります。有償版のAcrobatには電子サイン機能が含まれているので、契約フロー自体を効率化できそうで。

そうなのです。通常、書面での契約を行う場合、依頼者側が書類を郵送する手間はもちろん、署名を行う側も直筆で署名・印鑑の押印をしてもらったり、書類を返送してもらったり……といった手間が発生してしまいます。これでは多忙なAさんの仕事量をさらに増やしてしまうどころか、今までお付き合いしていたフリーランスの方にとっても負担となるでしょう。

しかし、Acrobatの電子サイン機能なら、法的拘束力のあるデジタル署名をどこでも簡単かつ安全に収集することができます。契約書類への署名の依頼も、Acrobat上で「入力と署名」ツールからフォームや署名フィールドを作成し、相手のメールアドレスを入力するだけ。書類への署名もPCやスマホ上から記入できるので、双方のやり取りを大幅に効率化することができます。

Adobe HP「Adobe Acrobat Sign電子サインとは？」より引用

もちろん、このサインは世界中で法的な拘束力を持つ電子サイン。さまざまなビジネスで安心して利用できますし、38カ国言語に対応しているのでグローバル規模での契約でも採用できるのも優位点ですね。

Aさん：使ってみると手軽さに驚きました。署名の依頼からして楽でしたし、依頼した契約書のステータスのトラッキング、リマインダー設定も可能なので、期日までに返ってこないというトラブルも起こっていません（こちらから催促するのも申し訳ないですし……）。あと、送信した書類はAcrobatホームにある「すべての契約書」の場所に集約され、アクティビティの確認や検索もできるので、いつでも見返せて、保管スペースや紛失の不安がないのも安心感ですね！

Acrobatメニュー画面から「すべての契約書」を開くと、これまでの署名依頼をした契約書が一覧で確認できます。

次のAさんはあなたかもしれない。ビジネスパートナーとの円滑な業務やり取りにAcrobatを取り入れてみては

こうしてフリーランス新法への対応も、Acrobatのおかげでスムーズに対応できたAさん。契約内容を明確に提示し、法律に則った方式でやり取りすることで、フリーランスの方々との心理的安全性も高まり、ビジネスパートナーとして良好な関係性を築けるようになったに違いありません。

もし、新法に対応した取引・契約フローに関して悩んでいるならば、この機会にAcrobatの電子サインを試してみてはいかがでしょうか。Adobeでは「Acrobatで契約書に署名依頼をする」方法をはじめ、様々なチュートリアルを用意しています。またAcrobatユーザーでなくても、30日ごとに2回まで無料で電子署名を追加・依頼できる Adobe Acrobatオンラインツール もあります。 こちらの利用方法は「【無料】PDFに電子署名の追加・依頼ができるオンラインツールと使い方」にて紹介していますのでぜひ活用してみてください。

さらに、似たような機能では、社内の承認作業などで気軽に使える 電子ハンコ（スタンプ機能） もあるので、「電子署名はちょっとハードルが……」という方も難しいことは考えず一度お試しで触れてみると良いでしょう。

フリーランスの方にとっても、あなたにとっても、仕事がしやすい環境づくりをAcrobatではじめませんか。