Case de sucesso com assinatura eletrônica e Adobe Sign

A pandemia acelerou os processos de digitalização das empresas. A Positiva Seguros, de mãos dadas com o Adobe Sign, conseguiu resolver sua gestão documental com a assinatura eletrônica. O resultado foi um sucesso total.

Pandemia, assinatura eletrônica e uma revolução que acelerou o caminho

Os impactos da Covid-19 globalmente têm sido incalculáveis. A pandemia trouxe consigo uma transformação radical na forma como as pessoas interagem. Nos âmbitos trabalhista e empresarial, as mudanças foram muito semelhantes, principalmente no setor financeiro, para a gestão da informação e documentação existente na indústria.

O setor financeiro enfrentou dois grandes desafios no desenvolvimento da inteligência de negócios: um, a gestão de documentos ao longo do seu ciclo de vida; e dois, a necessidade de promover os canais digitais, especialmente os associados aos documentos.

Esses desafios se concentram em beneficiar o cliente, a fim de proporcionar uma melhor experiência e, por sua vez, fidelizar. É aí que o Adobe Sign se torna um aliado da indústria, e um exemplo perfeito é a Positiva Seguros. Mas vamos em partes.

A assinatura eletrônica e o desejo do imediatismo

A expectativa de atendimento de um cliente ao ter contato com uma empresa é a mesma no meio presencial ou no digital. Seu desejo é que os processos sejam rápidos, eficazes, simples e seguros.

Sempre que um cliente precisa assinar um documento e é necessário imprimir, deslocar-se de um local para outro e realizar um procedimento pessoalmente, a solução não é realizar a tarefa, mas sim buscar uma opção disponível no mundo digital.

“A chave para os processos que exigem assinatura é realizá-los 100% digitalmente, de forma segura, em que a empresa protege as informações do cliente. Quando se trata de arquivos PDF protegidos, censurados com selos de proteção e integridade e com geração de assinatura eletrônica, temos um componente que nos permite dar segurança e transmitir tranquilidade ao usuário, este é o Adobe Sign”, comenta Javier Villalobos, líder de vendas Enterprise na Adobe.

Positiva Seguros na Pandemia

A Positiva Seguros enfrentou grandes desafios em seu esquema de fluxo de trabalho interno, como no atendimento ao cliente. A pandemia impôs a necessidade de respostas rápidas e a empresa conseguiu atender recorrendo a ferramentas que aliviavam a carga de trabalho.

“Para a Positiva Seguros, a pandemia envolveu grandes esforços do ponto de vista tecnológico e logístico. Ter que pegar toda a sua operação e transferi-la para um modelo 100% virtual foi decisivo. Neste sentido, a empresa já contava com alguns colaboradores em regime de teletrabalho, porém, naquela época a obrigação era fazer toda a operação virtual”, diz Maurício Galindo, gerente de projetos tecnológicos da Positiva.

Tecnologia, logística e cultura de trabalho, uma tríade de desafios que a Positiva conseguiu superar graças a respostas ágeis e ferramentas como o Adobe Sign, que a levaram a um caminho de sucesso, tanto dentro da empresa quanto com seus clientes.

A Positiva e assinatura eletrônica

Para a implantação da assinatura eletrônica, a Positiva Seguros buscou atender a três elementos-chave: facilitar os procedimentos para seus clientes; desmaterializar os processos eliminando o papel e os processos logísticos envolvidos; e proporcionar segurança, algo decisivo no setor.

“Resolvemos esse caminho fazendo as correspondentes consultas jurídicas, um estudo de mercado sobre possíveis soluções e finalmente chegamos à conclusão de que nossa melhor opção era o Adobe Sign”, diz Galindo.

Integração do Adobe Sign

Encontrar a ferramenta certa foi o primeiro passo para solucionar os problemas da Positiva Seguros com a gestão de documentos. No entanto, a próxima pergunta levantada sobre o Adobe Sign foi em resposta à integração da ferramenta.

Esse processo foi feito utilizando diretamente os sistemas de informação da Positiva Seguros, processo viabilizado graças aos mecanismos de integração que o Adobe Sign possui com as APIs.

“Essa foi a nossa primeira necessidade, mas assim que vimos os benefícios que o Adobe Sign tinha, ele foi implantado em outros processos de negócios para obter mais benefícios e otimizar os processos”, diz o gerente de projetos de tecnologia da Positiva.

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Benefícios do Adobe Sign para a Positiva Seguros

Desde a implantação do Adobe Sign até março de 2022, a Positiva Seguros gerenciou cerca de 12 mil documentos com assinatura eletrônica, com média de 1.500 por mês, número que mostra a utilidade da ferramenta para a empresa.

Por trás desse volume, há um impacto profundo em termos de lucros. Por ser uma empresa com presença nacional na Colômbia, que presta assistência aos segurados em todas as instituições médicas do país, há uma grande demanda por assinatura de convênios. Esse processo agora é mais fácil graças ao Adobe Sign.

“Toda a gestão contratual que vem após a assinatura do contrato também está sendo implementada com assinatura eletrônica. Temos certidões de iniciação, certidões de liquidação, certidões de acompanhamento, para citar alguns exemplos, que também são realizadas com a assinatura eletrônica”, indica Galindo.

Longo alcance com o Adobe Sign

A Positiva Seguros está presente em todo o país e atende locais remotos na Colômbia, onde não há todo tipo de acesso à tecnologia. Nesse caso, a empresa utilizou os mecanismos de integração por meio de APIs do Adobe Sign.

“A implementação mais simples foi por meio de arquivos PDF, que podem ser enviados por e-mail aos clientes. Este é o segundo processo que mais consome assinaturas eletrônicas”, destaca Maurício Galindo, da Positiva.

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Além disso, a Positiva Seguros utiliza o Adobe Sign em processos internos como assinatura de atas de conselhos de administração, procedimentos com pensionistas e vínculos com seguradoras e segurados.

“Estamos desmaterializando completamente o papel, e isto é algo que em breve vamos colocar em produção. A cada dia cresce a necessidade de implementar alguns outros processos, o que é possível com o Adobe Sign”, diz Galindo.

Otimizando indicadores com o Adobe Sign

Entre os grandes benefícios que a Positiva Seguros obteve com o Adobe Sign, destaca-se a economia de tempo, eliminando processos físicos de arquivamento que implicam esforços adicionais tanto para clientes quanto para funcionários, conforme afirma Galindo.

“No caso específico da questão contratual, os tempos de tramitação e a legalização dos contratos foram reduzidos. Obviamente, a gestão de suprimentos, que é a área responsável por todas as contratações da empresa, foi muito beneficiada com essa redução."

Agora, com o tratamento dos documentos por meio de processos digitais, é possível a Positiva auditar e ter controle da documentação, tudo por meio do Adobe Sign. Fora o impacto positivo que há no cuidado com o meio ambiente, evitando o uso de papel.

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