アドビとMicrosoftの連携で実現する新しい文書業務

グラフィカルユーザーインターフェイス自動的に生成された説明

アドビとマイクロソフトの提携により、データ、コンテンツ、プロセスの統合が可能になります。これにより、マイクロソフトの業務プラットフォームとアドビのドキュメントコンテンツを連携して業務へ活用することで、ビジネスの変革を推進し、業務の生産性を向上し、重要なビジネスコンテンツの信頼性を高めることを提供できるようになります。

この記事では、アドビのドキュメントテクノロジーとマイクロソフトの生産性プラットフォームMicrosoft 365やローコード/ノーコード開発プラットフォーム Power Platformを連携させることで、実現可能なソリューションをご紹介いたします。

是非とも最後までお読みいただけますと幸いです。

アドビとマイクロソフトのパートナーシップ

アドビとマイクロソフトは、PDFにおけるドキュメントツールとビジネスソフトウェアという異なる分野のリーディングカンパニーですが、近年、両社は互いの製品を連携させ、デジタルワークフローの効率化と生産性向上を目指して、さまざまな分野で協業を強化しています。

マイクロソフトプラットフォームとアドビドキュメントソリューション連携

Microsft 365 & Acrobat：Acrobat品質のPDFの生成
SharePoint & Acrobat：SharePoint内でのPDFの作成やPDFからOfficeファイルへの変換、PDFファイルの編集
Teams & Acrobat：Teams内でPDFの作成・編集、共有したPDFの共同編集
Teams & Acrobat Sign：リモート会議における疑似的な対面署名
Power Automate & Acrobat Sign：Power Automateからの電子署名の送信や署名完了後のクラウドストレージへの自動保存
Power Automate & Acrobat Service API：PDF作成や編集の自動化、PDFからのデータの抽出等

Microsoft 365 と Adobe Acrobatの連携

Microsoft 365にAcrobatのアドインを組み込むことで、簡単にAcrobatと連携させることができ、PDFの作成、編集、署名といった作業を、普段使い慣れたWordやExcelなどのMicrosoft 365アプリ上でシームレスに行うことができます。

Microsoft SharePoint Online と Document Cloudの連携

SharePoint OnlineとDocument Cloudを連携させることで、Webブラウザ上のSharePointからPDFの変換や編集、コメントやスタンプなどの追加、ページの並び替えや、暗号化まで、様々なPDFの作業をAcrobatアプリを立ち上げることなく行うことが可能となります。これにより、企業の文書管理やワークフローを大幅に効率化し、生産性を向上させることができます。

Document CloudとSharePoint連携例

Microsoft TeamsとDocument Cloudの連携

マイクロソフトコラボレーションツールであるTeamsとアドビのドキュメントソリューションを組み合わせることで、Teamsを業務の入り口にして、ドキュメント関連の日定型な業務を効率的化することができるようになります。

Adobe AcrobatやAcrobat SignのTeamsアプリが無償で提供されており、簡単に連携を設定できる上、以下の業務の効率化を行うことが可能です。

ドキュメントコラボレーション：

ご利用のTeamsへアプリとして“Adobe Acrobat”を追加することで、Teams内でPDFの共有や作成、編集だけでなく、複数人で同時にコメントを追加する等の様々なドキュメント業務をTeamsから離れることなく行うことが可能となります。

Teams内におけるPDF変換

Teams内のドキュメントを選び、Teams内でPDF変換や編集が可能です。

グラフィカルユーザーインターフェイス, テキスト, アプリケーション自動的に生成された説明

疑似的な対面による書面への合意：

TeamsとAcrobat Signを連携することにより、今まで対面で行っていた書面への合意のための署名や押印の業務をTeamsのリモート会議を使い、本人性や非改ざん性等の証拠性の高い契約書への署名業務を行うことが可能となります。

詳しい利用方法については、以下のBlog記事をご参照ください。

https://blog.adobe.com/jp/publish/2023/11/14/dc-livesign-20231114

Microsoft Power AutomateとAcrobat Signの連携

Mictosoftが提供する業務の自動化ソリューション Power Automateに対して、アドビはAcrobat Signのコネクターを無償で標準コネクターとして提供しており、安価に契約書のやり取りや重要書面への承認フロー、非改ざんなどの重要なドキュメントの作成を自動化処理を作成することが可能です。

特に行政機関における実績としては、外部との書面のやり取りは、契約書に限らずに、行政機関から発行する処分通知や認可証など、発行元の本人性の証明や非改ざん性の証明性を持ったPDFの作成を効率的に作成することが可能です。

Power AutomateとAcrobat Signでできること：

契約書の作成と送信の自動化：
- SharePointや他のクラウドストレージに保存されているテンプレートから、必要な情報を入力して契約書を自動生成できます。
- 生成された契約書を、指定した相手に自動で送信し、署名を依頼できます。
署名状況の追跡：
- 各署名者の署名状況をリアルタイムで追跡し、完了状況を通知できます。
- 署名が完了した契約書は、指定の場所に自動的に保存できます。
ワークフローの構築：
- 契約書の作成から署名完了、そしてアーカイブまでのプロセスを、Power Automateのフロー機能を使って自動化されたワークフローとして構築できます。
条件分岐：
- 署名者の役割や契約内容に基づいて、異なる処理を実行するような条件分岐を設定できます。例えば、特定の条件を満たした場合にのみ、次のステップへ進むといったことが可能です。
通知の自動化：
契約書の作成、送信、署名完了などのイベントが発生した際に、関係者にメールやTeamsメッセージで通知を送信できます。